Срок храннения приказов на дисциплинарные взыскания

Приказы в организации

Во многих коммерческих и некоммерческих организациях есть различные виды документов, но в данной статье речь пойдет именно о приказе, как об очень важном документе и неотъемлемом компоненте в работе любой компании. Приказом принято считать документ, который составляется руководителем организации для решений каких-либо задач и поставленных целей по деятельности персонала и компании в целом.

Всего выделяют две разновидности приказов: по основной деятельности и по личному составу. Но в случае c крупной организацией, где есть серьезная структура и широкий кадровый состав, разновидность документов расширяется. Таким образом, основные виды приказов могут ограничиваться следующим списком:

• по основной деятельности; 
• по личному составу;
• по административно-хозяйственной деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

После подготовки и подписания данного документа должны быть приняты меры по его хранению. Для правильного хранения документов необходимо знать сроки действия всех видов, в данном случае сроки действия приказов. Сроки хранения в основном могут быть долгосрочные и краткосрочные. Все зависит от типа документа.

В процессе вопроса об актуальности каждого имеющегося приказа рекомендуется организовать и заинтересовать в этом бухгалтерию компании и другие подразделения, отвечающие за издание определенных документов и выполняющие поручения по этим документам. При общей работе над документами, сотрудники и руководство фирмы должны определиться с дальнейшей жизнедеятельностью приказов. Например, определенный приказ либо удалить, либо изменить.

Итак, остановимся на правилах хранения всех трех видов данного нормативного акта. 

Дисциплинарные взыскания: заповеди для кадровика

На что еще необходимо обратить внимание при суммировании дисциплинарных взысканий, так это на «следование» дисциплинарных взысканий при переводе работника. Например, работнику, занимающему должность инженера отдела контроля качества, за выпуск бракованной партии продукции был объявлен выговор. Через месяц работник был переведен на должность начальника отдела контроля качества.

она ориентирована не на обеспечение выполнения трудовой функции в рамках конкретной и определенной должности, а на обеспечение исполнительности и добросовестного отношения работника к труду в целом. Перевод на другую должность, на другую работу у того же работодателя не влечет аннулирования дисциплинарного взыскания.

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; •эксплуатация зданий, помещений; •транспортное обслуживание, внутренняя связь; •обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет.

Должностное лицо, которому дается указание, должно быть ознакомлено с приказом под роспись.

Приказ (распоряжение) об аннулировании трудового договора. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу может быть аннулирован в связи с тем, что работник, принятый на работу, не приступил к работе в течение одной недели. Основанием издания такого приказа (распоряжения) является докладная записка руководителя структурного подразделения, в котором зафиксирован факт отсутствия работника на работе, а также акт, составленный комиссией в составе из трех человек. Целью данного приказа (распоряжения) является аннулирование трудового договора с работником и приказа (распоряжения) о приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Регистрация приказов

Все приказы (распоряжения) по личному составу должны в обязательном порядке регистрироваться. Почему? Потому что регистрация документа подтверждает факт его создания, т.е.

Данный способ облегчает работу сотрудникам отдела кадров.

Архивные правила предусматривают:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной записи;
• составление внутренней описи документов дела;
• оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело и др.).

Для информации

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», в котором не содержится требования составления приказов по унифицированным формам. Но какие бы формы приказов не использовались в организации, руководитель экономического субъекта должен определить формы первичных учетных документов согласно ч. 4 ст.

В преамбуле, как правило, указываются факты, основание и нормативное обоснование издания приказа (распоряжения).

Основная часть приказа (распоряжения) должна начинаться с глагола, предписывающего совершить какое-либо действие, например, «Обязать», «Уволить», «Довести до сведения», «Выдать» и т.д.

Если данное действие должно быть совершено в какой-то определенный срок, то в приказе (распоряжении) должно быть указано четкое предписание: «…произвести проверку в срок до 31.01.2011 г.».

Также в приказе обязательно должно быть указано лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например, «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой», или «Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора по кадрам Иванову Л. М.».

Текст приказа (распоряжения) согласовывается с должностными лицами, заинтересованными в издании данного приказа (распоряжения), а также объявляется под роспись работнику, в отношении которого составлен данный приказ (распоряжение).

Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания руководителем организации.

По требованию работника работодатель обязан предоставить работнику надлежаще заверенные копии приказов (распоряжений).

К приказам (распоряжениям) по личному составу, не имеющим унифицированной формы можно отнести такие как: приказ о дисциплинарном взыскании, приказ об изменении биографических данных работника (имени, фамилии, отчества) и другие.

О поощрении работника;

• Об изменении фамилии;
• О назначении на должность;
• О совмещении должностей / профессий;
• Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
• Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

• О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
• Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
• О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
• О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
• О привлечении к сверхурочным работам;
• О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
• О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
• Об отстранении от работы;
• О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
• Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Информационно-справочные документы

Какие кадровые документы относятся к информационно-справочным

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

• указания вышестоящих организаций;
• отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
• письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;
• заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

• ответы на входящие запросы;
• инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

• внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
• другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т.

В случае совершения в этот период еще одного проступка, за который на сотрудника налагается еще одно взыскание, срок действия взыскания продлевается до окончания следующего наказания.

Что необходимо знать о применении дисциплинарных взысканий

Если виновный вовремя предоставил объяснительную записку, работодатель в ходе ее рассмотрения выносит решение. Если приведенные причины, повлекшие инцидент, будут считаться уважительными, то дисциплинарное взыскание может не последовать. В ином случае записка станет основанием для вынесения взыскания.

Обязательным условием применения взыскания является четкое определение обязанностей работника в его должностном регламенте или контракте. Этот документа должен быть обязательно составлен в экземплярах, хранящихся в отделе кадров структуры и у работника.

• Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
• Об установлении надбавки к должностному окладу.

Срок хранения приказов по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся вопросы о важных направлениях деятельности компании, ее целях и основных организационных задачах. 

Документы по основной деятельности действуют с самого первого дня их опубликования и до тех пор, пока он не заменится другим документом или до истечения своего срока. Но и после истечения своего срока, они не могут быть удалены. После того, как сроки действия закончились, документы решают отправлять в архивный отдел.

И опять же, далеко не многие приказы по ОД оставляют в архивах. Для решения этого вопроса, руководство организует комиссию, чтобы решить значимость документа для его дальнейшей сохранности. В итоге решение может быть двух вариантов – данная деловая бумага либо формируется для архивного отдела, либо ликвидируется полностью.

Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет. При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа. Например, срок хранения приказа от 2016 года начинается с 1 января 2017 года.

Но в данное правило не входят те документы, которые присланы компании в целях уведомления. Их срок – не менее 1 года. Допустим, если приказ отправлен в структурное подразделение, он не должен находиться в общей папке, поскольку его срок хранения считается временным.

Таким образом, приказы по ОД очень значимы для любой организации, что доказывает длительный срок их хранения. Стоит серьезно отнестись к их использованию и стараться не терять. В противном случае, при потери такого документа, будет назначен штраф за утрату важных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Таким образом, перечислены все виды распорядительной документации и особенности их сроков хранения. Знать сроки хранения необходимо каждому специалисту кадрового отдела, для правильного и непроблематичного введения всей документации компании. Знание сроков хранения избавляет вас от организационных проблем и возможных штрафов за неправильное использование и контроль над важными бумагами организации.

Сроки хранения приказов по личному составу

Следующий вид приказов –по личному составу. Данная разновидность деловых бумаг документирует и регламентирует трудовые отношения между работодателем и его сотрудниками. К нему относится трудоустройство, отпуск, командировка, увольнение, перемещение и т.д. 

Согласно закону, приказы по ЛС имеют два срока хранения – 5 лет и 75 лет. Из-за отличий в сроках, документацию такого типа рекомендуется хранить в разных папках для предотвращения путаницы. 

Срок хранения кадровых приказов, в том числе срок хранения распорядительной документации на отпуск, командировки, и прочее действует 5 лет. К ним относятся документы, которые регулируют выполнение трудовых функций сотрудников. Например, приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;

об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска; о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска; о направлении работника в краткосрочную командировку в пределах России; о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; об объявлении выговора и т.п. Срок хранения приказов по ЛС отсчитывается с 1 января следующего года, после года публикации документа.

Приказ о дисциплинарном взыскании сколько хранится?

Приказы (распоряжения) по личному составу являются одним из важнейших звеньев кадрового делопроизводства. Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) прямо указывает, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Также и в случае увольнения работника: статья 84.

1ТК РФ закрепляет, что прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.На основании приказов (распоряжений) по личному составу делаются соответствующие записи в другие документы (трудовые книжки, карточки Т-2 и др.). Согласно Постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.

Остановимся поподробнее на порядке заполнения унифицированных форм приказов по личному составу.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (№ Т-1 и № Т-1а). Такой приказ (распоряжение) издается работодателем на основании трудового договора при приеме работника на работу.

В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая надпись.

1) номер документа и дата его составления;

2) дата заключения и номер расторгаемого трудового договора;

3) дата увольнения;

4) фамилия, имя, отчество работника;

5) структурное подразделение и должность увольняемого работника;

6) основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) – указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ;

7) наименование документа, на основании которого производится прекращение (расторжение) трудового договора (увольнение) (например, заявление работника Иванова А. А.).

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делаются записи в трудовой книжке и личной карточке работника, а также делаются отметки в лицевом счете работника и производится с работником окончательный расчет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9 и Т-9а). Данный приказ издается в случае направления работника в командировку.