Что делать, когда приносят заполненную трудовую
Если человек приносит свою трудовую книжку, в первую очередь необходимо проверить ее подлинность. Вся информация должна быть подтверждена документально, ошибок быть не должно. Кадровик обязан проверить личные данные работника, основываясь на паспорте и документах об образовании. Трудовая книжка должна иметь на титульном листе подпись и печать организации, которая выдавала работнику этот документ.
Заключение трудового договора с белорусом
В части оформления трудовых отношений с белорусами порядок абсолютно такой же, что и для россиянп. 2 Решения от 22.06.96 № 4. Однако учтите такой момент.
Если белорус при устройстве на работу представит вам трудовую книжку советского образцаутв. Постановлением Совмина СССР от 21.04.75 № 310, то вы можете смело вносить в нее записи о работе, поскольку эти книжки продолжают действовать на территории РФп. 2 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225.
Если же это будет трудовая книжка образца, утвержденного Республикой Беларусь, то имейте в виду: она считается иностранной трудовой книжкой и не признается на территории РФ. В таком случае работнику нужно завести российскую трудовую книжку. При этом записи из белорусской трудовой книжки в российскую переносить не нужносм., например, Письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1.
Заводим новый бланк
Если работник раньше нигде не трудился, то кадровик должен знать, как правильно заполнить трудовую книжку. С документов, которые подтверждают личность, необходимо записать личные сведения на титульной странице. Специальность, квалификация, разряд также фиксируются в трудовой книжке на основании подтверждающих документов. Если образование неоконченное, можно вписать его, если имеются в наличии документы, которые подтверждают этот факт.
После того, как трудовая книжка полностью заполнена, работник должен ознакомиться с информацией лично. Если у него никаких претензий к записям нет, то кадровик или уполномоченное лицо ставит личную подпись и печать организации на титульной странице. Некоторые компании используют голографическую наклейку, которая защищает трудовую книгу от фальсификации.
Нельзя делать запись о приеме на работу, если увольнение с предыдущего места работы не зафиксировано в трудовой книжке. В том случае, когда трудовая книжка полностью заполнена, необходимо выдать работнику вкладыш. Выдается он по аналогии с трудовой книжкой.
Трудовая книжка хранится на предприятии. Каждая запись в трудовой книжке должна быть сделана аккуратным и разборчивым почерком. Сокращения категорически запрещены, цифры должны быть арабские. Делать ошибки в трудовой книжке нельзя, но иногда это случается. Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно исправить запись.
Очень часто при заполнении трудовой книжки пишется неправильный номер записи. Такая оплошность может доставить собственнику документа немало проблем. К ним можно отнести:
- сложности в последующем оформлении на работу}
- проблемы с подсчетом общего стажа.
Работодатель или уполномоченное им лицо несут ответственность за нарушение правил заполнения трудовых книжек, в том числе и материальную. Поэтому все ошибки необходимо исправлять своевременно.
Ответственность за ведение и заполнение трудовых книжек возлагается полностью на работодателя, поэтому в службе по кадрам всегда должны быть пустые бланки про запас.
Также работодатель имеет право взять с работника плату за бланк трудовой книжки. Сумма должна быть в таком размере, чтобы покрыть затраты на приобретение этого документа. Работник имеет право не платить в тех случаях, когда трудовая книжка была утеряна или испорчена работодателем. Если сотрудник кадровой службы заполнил титульный лист неправильно и испортил бланк, то платить за новый документ работник не должен. Стоит отметить, что плата взимается не в день заполнения трудовой книжки, а при выдаче ее на руки работнику при увольнении.
Физическое лицо-предприниматель не имеет права выдавать трудовые книжки. Работодатель заключает с работником трудовой договор, который и является основным документом. Если у принятого работника уже есть трудовая книжка, то физическое лицо-предприниматель или его уполномоченное лицо осуществляют записи на общепринятых основаниях. После записи об увольнении печать не ставится, достаточно фамилии и личной подписи работодателя.
Миграционный учет белорусов
В части миграционного учета для белорусских граждан поблажек нет. При приеме на работу их, как любых других иностранцев, надо ставить на учет. Единственное отличие — если белорус прибыл в Россию для работы по трудовому договору, на учет его нужно поставить в течение 30 суток со дня въезда в Россиюст. 5 Соглашения от 19.11.2010.
Правда, у белорусов нет документов, подтверждающих дату въезда в РФ, ведь при пересечении российско-белорусской границы штамп погранслужбы не ставится, а миграционные карты белорусы не заполняют. В этом случае ориентиром могут служить железнодорожные, авиа- или автобусные билеты. Но мы советуем отталкиваться от даты заключения трудового договора. По крайней мере, проверяющие из органа ФМС будут ориентироваться именно на нее.
Конечно, по сравнению с нанимателями мигрантов из других стран ближнего зарубежья работодателей белорусов не так часто привлекают к ответственности за нарушение правил миграционного учета. Но тем не менее это случаетсясм., например, Постановления ФАС ЦО от 27.04.2010 № А62-8442/2009, от 27.04.2010 № А62-8441/2009; Решение Верховного суда Республики Карелия от 29.07.2011 № 21-145/2011.
Поэтому работодателю не стоит пренебрегать обязанностью по постановке на учет белорусского гражданина. Даже в том случае, когда у него уже есть корешок уведомления о прибытииприложение № 2 к Приказу ФМС от 23.09.2010 № 287, подтверждающий, что он поставлен на учет. Подумайте, что лучше: отправить в орган ФМС одну бумажку и спать спокойно или дрожать от страха перед огромным штрафом (для фирмы (ИП) — 400 000—500 000 руб., а для директора — 40 000—50 000 руб.ч. 4 ст. 18.9, примечание к ст. 18.1 КоАП РФ)?
Как исправлять ошибки в трудовой книжке
Согласно законодательству, исправления на титульной странице делать нельзя, такой документ считается недействительным. Кадровик с настоящего места работы не может вносить изменения в записи с предыдущих работ. Для этого необходимо обратиться непосредственно к ним.
Если у работника меняется личная информация, например фамилия, то исправления делаются следующим образом. Старые данные аккуратно перечеркиваются одной линией, а рядом вписываются новые сведения. Обязательно нужно зафиксировать документ, на основании которого вносятся изменения, и указать его реквизиты. Вся информация заверяется личной подписью уполномоченного лица и печатью предприятия.
Все остальные записи зачеркивать нельзя, новые данные пишутся отдельной строкой. В первом столбце ставится следующий номер, во втором – дата, а в третьем указывается верная информация. Запись имеет приблизительно такой вид: «Запись под номером таким-то считать недействительной». В четвертом столбце указывается документ, на основании которого вносятся исправления и его реквизиты.
Если работник принес новую трудовую книжку на оформление, в нее данные не вносят. Организация должна выдавать только те бланки трудовых, которые закупила у лицензированных дилеров.
Если кадровик допустил ошибку при внесении записей и поставил неправильный порядковый номер, эту ситуацию можно исправить. С этой целью необходимо найти приказ или другой документ, который являлся основанием для совершения неправильной записи. Если ошибка допущена в пределах организации, то исправить будет проще.
В противном случае работнику нужно будет отправиться на предыдущее место работы и обратиться за помощью к работодателю или в службу по кадрам. Там должны представить нужный документ, отказать они не имеют права. Достаточно будет иметь выписку из приказа, чтобы сделать исправление.
Если после записи, которая находится под неправильным номером, уже есть следующие заполненные строки, то исправления делаются так:
- номер по порядку ставится согласно номеру последней записи}
- указать, что запись под таким-то номером недействительна}
- исправить ложную запись новой строкой.
Чтобы у владельца трудовой книжки не возникло проблем в будущем, причина исправления должна в точности совпадать с той, которая указана в соответствующем документе. Иначе Пенсионный фонд признает все записи недействительными.
Выдача дубликата
Если работник изъявит желание, то ему обязаны выдать дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать ошибочная запись. Для этого необходимо представить заявление руководству организации, которое будет являться основанием для выдачи дубликата. В оригинале трудовой книжки обязательно указывается, что выдан дубликат, фиксируются его реквизиты.
НДФЛ
Тут все просто. Если с белорусом заключен бессрочный трудовой договор или договор на срок более полугода, то к доходам работника изначально применяется ставка НДФЛ 13%Протокол к Соглашению от 21.04.95 между Правительством РФ и Правительством Республики Беларусь об избежании двойного налогообложения… подписан 24.01.2006; Письмо Минфина от 24.12.2012 № 03-04-05/6-1426. Также он вправе рассчитывать на все налоговые вычеты, предусмотренные НК РФ.
Но если на конец календарного года белорус пробудет в РФ менее 183 дней, НДФЛ с доходов за этот год подлежит пересчету по ставке 30%Письмо Минфина от 27.09.2012 № 03-04-05/6-1131, причем вычеты уже не предоставляются.
Исчисление страховых взносов
Сразу скажем, что льготный порядок привлечения к труду белорусских граждан никак не влияет на исчисление обязательных страховых взносов с выплат в их пользу. Все зависит от статуса мигранта.
* Страхователи, имеющие право на пониженные ставки взносов в ПФР, уплачивают их по своему льготному тарифустатьи 58, 58.1 Закона № 212-ФЗ.
Добавим, что независимо от статуса белоруса любые выплаты в его пользу, начисленные в рамках трудового договора, облагаются взносами «на травматизм»статьи 5, 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.
Кроме этого, хотим напомнить, что с 2013 г. уже не получится сэкономить на взносах в ПФР, каждый раз заключая краткосрочный трудовой договор с временно пребывающим белорусом — на срок менее 6 месяцев. Ведь теперь застрахованным в системе пенсионного страхования считается тот временно пребывающий иностранец, с которым был заключен один или несколько трудовых договоров сроком не менее 6 месяцев в общей сложности в течение годап. 1 ст. 7 Закона № 167-ФЗ.
Возникает вопрос: здесь имеются в виду трудовые договоры, заключенные лишь с конкретным работодателем? Или для целей исчисления взносов должен учитываться весь период работы временно пребывающего иностранца в РФ в текущем календарном году?
Вот что нам разъяснил по этому поводу специалист ПФР.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
ДАШИНА Тамара Николаевна
Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области
“В данном случае надо смотреть на общий срок срочных трудовых договоров только у конкретного работодателя с таким работником: если более 6 месяцев в общей сложности в течение года — надо начислять взносы, менее 6 месяцев — не надо.
Совокупный период работы временно пребывающего иностранца на территории нашей страны учитывать не надо”.
В заключение скажем, что все упоминаемые в статье льготы распространяются и на тех белорусских граждан, которые привлекаются к труду по гражданско-правовому договоруп. 1 Решения от 22.06.96 № 4.
Правила выдачи вкладыша
Если трудовая книжка работника полностью заполнена, ему необходимо оформить вкладыш. Заносить данные о работе в раздел «Сведения о награждениях» категорически запрещено. Вкладыш недействителен без трудовой книжки, поэтому его необходимо вшить в нее. Четких требований, куда именно вшивать вкладыш, нет.
- Заполняется вкладыш по тем же правилам, как и трудовая книжка.
- Если выдается вкладыш, в трудовой книжке обязательно должна быть отметка об этом, а также фиксируется его серия и номер. Штамп ставится на титульном листе или на обложке.
- Нельзя вклеивать вкладыш или крепить его другими способами, он обязательно должен быть вшит.
- Нумерация записей во вкладыше продолжается, а все изменения вносятся и в трудовую книжку, и во вкладыш.
- Если при выдаче бланка кадровик допустил ошибку и испортил вкладыш, то работник за него платить не должен.
В случае потери вкладыша по вине работника, он должен обратиться к работодателю с письменной просьбой о выдаче ему дубликата. Он выдается по аналогии с выдачей дубликата трудовой книжки. В течение пятнадцати дней работодатель обязан представить сотруднику новый документ. В этом случае у него не будет проблем при последующем трудоустройстве или подсчете общего стажа.
Все трудовые книжки и вкладыши должны быть в обязательном порядке поставлены на учет. В этих целях используют специальные книги, в которых отображается любое их движение.
Все книги нужно пронумеровать и прошнуровать. Затем руководитель ставит свою подпись и заверяет документ сургучной печатью. Ведение таких книг позволяет держать под контролем все бланки, а контроль над правильностью их заполнения ведет бухгалтерия.
