Ответ на претензию потребителя — помощь юриста или адвоката Российского Юридического портала

Аргументация отклонения просьбы клиента

Поговорим о действиях продавцов, которые заинтересованы в отказе удовлетворения требований покупателей. В таких ситуациях уместно принимать решение, руководствуясь законодательной базой.

Неправомерное отклонение претензий клиента чревато судебным разбирательством.

Причем в случае доказательства нарушений со стороны предприятия недобросовестному предпринимателю грозит штраф и выплата компенсации.

Если же требования клиента не обоснованы и нарушают правовые предписания, продавец вправе отклонить заявку.

Однако в подобных обстоятельствах уместным решением вопроса становится проведение экспертизы товара с дефектом.

Материальные затраты на такие действия ложатся на сторону, которая поставила некачественный продукт. Акт о выполнении анализа товара уместно прикрепить к ответу на жалобу клиента.

О чем говорят юридические нормы

Категория «потребитель» получила правовой статус в конце ХХ века. ФЗ «О защите прав потребителей» приняли в 1992 году. Этот документ подвергался многочисленным изменениям и правкам, пока конечная версия закона вступила в силу с 1 января 2014 года. Нормативное предписание становится гарантом реализации права клиентов на защиту здоровья и жизни путем получения качественных продукции.

Подобная инициатива четко определяет юридический статус людей, которые взаимодействуют с предприятиями, покупая товар либо получая услугу. Закон гласит, что в права потребителя включается получение комплексной информации о производителе, услуге или составе товара. Если же качество продукции не соответствует заявленным критериям, потребитель вправе требовать безвозмездного устранения недостатков, замены либо возврата некачественного экземпляра.

Кроме того, согласно ст. 33 Конституции, граждане РФ вправе проводить индивидуальные или коллективные обращения в государственные органы и органы МСУ. Федеральный закон №59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» становится гарантией реализации этого права. А принятие ФЗ №199 повышает ответственность чиновников при игнорировании запросов россиян.

Оно происходит согласно ст. 1097 Гражданского кодекса РФ, а также ст. 22, 21 и 20 Закона о правах потребителей.

Образец претензии

Образец и правила оформления ответа на претензию покупателя по качеству товара или услуг

Возврат, обмен и покупка товаров регулируется Законом № 2300-1, после составления покупателем претензии представители магазина должны ответить на нее в течение недели и заменить неподходящую покупку. Если же дело касается возврата денег за товар, то процесс может затянуться до 10 дней. Иногда покупатель обращается в торговую точку для устранения неполадок с купленной вещью, в таких случаях обычно это происходит по гарантийному сроку и ремонт проводится за счет продавца, его длительность не должна превышать 45 дней.

Представитель магазина в ответ на претензию может найти три пути решения возникшего спора:

1. удовлетворить ее полностью;
2. исправить дефекты или осуществить ремонт (частично пойти на встречу покупателю);
3. отказаться от своих обязательств.

В последнем случае он должен предоставить веские аргументы в пользу своего решения, любой из трех ответов должен быть получен в строго отведенный срок, иначе покупатель может обратиться в суд.

Вряд ли найдется хотя бы один субъект предпринимательской деятельности, ни разу не столкнувшийся с претензиями со стороны клиентов. Конфликтных ситуаций не избежать, но подготовится и быть во всеоружии вполне возможно.

Если крикливого клиента легко переубедит опытный администратор, то отвечать на письменное обращение следует грамотно, ссылаясь на закон.

Заготовленный образец ответа на претензию должен быть каждого субъекта предпринимательской деятельности: и у крупной торговой сети, и у частного лица, предоставляющего услуги или реализующего товар.

Красиво написанный ответ – это не только деловой этикет, но и репутация фирмы.

Вы можете столкнуться с ситуацией абсолютно необоснованного обвинения, не подтвержденного и составленного на эмоциях. Стоит ли отвечать на подобное обращение? Однозначно, стоит.

Таким образом, вы покажете клиенту, что вам не безразлична его проблема, что вы приняли во внимание его замечания, разобрались в ситуации.

Это поможет избежать ненужных судебных разбирательств, и продемонстрирует потребителю ваше намерение о продолжении сотрудничества.

Ответ на претензию покупателя может стать важным аргументом при судебном разбирательстве.

Кто должен отвечать

В крупных торговых сетях существуют юридические отделы, занимающиеся разрешением конфликтных ситуаций по всем направлениям деятельности предприятия. Если предпринимательскую деятельность осуществляет физическое лицо, этим вопросом он будет заниматься самостоятельно или с привлечением юриста.

Подготовить ответ на претензию потребителя может рядовой сотрудник, а заверить начальник юридического отдела или исполнительный директор. Так клиент убедится, что его проблемой занимались «на самом верху», а изложенная информация будет звучать намного убедительнее.

Как правильно ответить на претензию покупателя? ответного письма зависит от конкретной ситуации. Есть общие требования, предъявляемые к оформлению подобных документов.

Период изучения

Поговорим о времени рассмотрения претензии потребителей. В подобных ситуациях конкретные сроки уместно изучать, руководствуясь законодательством страны. Причем тут целесообразно учитывать тип конкретного заявления и место направления жалобы. Если рассматривать ситуации с взаимоотношениями продавца и покупателя, выделяют следующие варианты устранения недостатков:

• замена продукта;
• устранение неисправности;
• возврат средств.

В случаях с обращением к государственному ведомству период, который отводится для изучения проблемы, варьируется в пределах 1–30 суток. Сроки же рассмотрения претензии по закону частными предприятиями определяются конкретной ситуацией. Разберемся с деталями этого вопроса.

В случае требования клиента заменить продукцию, продавец руководствуется положениями ГК страны.

Тут сказано, что максимальный период, отведенный ответчику на изучение таких жалоб, составляет месяц.

Причем в указанный промежуток времени предприниматель вправе ответить клиенту либо выполнить требуемое действие.

Однако тут найдутся нюансы. Период до 30 дней отводится в ситуациях, когда у продавца отсутствует нужная продукция.

Если дело нуждается в дополнительной экспертизе, сроки сжимаются до 20 дней.

Очевидные же недостатки, которые мешают нормальной эксплуатации товара устраняются на протяжении недели.

Когда потребитель требует вернуть деньги за некачественный товар. В подобных обстоятельствах бизнесмены руководствуются основным нормативным документом, регулирующим отношения с клиентом – ФЗ.

Здесь уместно изучить ст. 22. У магазина 10 рабочих дней, чтобы принять окончательное решение по такому вопросу.

Исправление дефекта

Когда потребитель заинтересован в безвозмездном устранении обнаруженной неисправности, предприниматели действуют в рамках 20 статьи ФЗ, гарантирующего защиту права покупателя.

Тут сказано об исправлении ошибок продавцом в минимально сжатые сроки. Причем допустимое время, на протяжении которого ведется ремонт, составляет 45 суток.

Законодательство предполагает выдачу на временное пользование потребителю аналогичного товара, который эксплуатируется покупателем на протяжении срока восстановления первичного экземпляра.

Чтобы вручить такой товар, продавцу отведено трое суток.

В случаях, когда магазин отказывается принимать продукцию с дефектом, клиент вправе подавать судебный иск.

Теперь кратко оговорим сроки ответа на претензию по закону. В этой ситуации бизнесменам целесообразно учитывать приведенные выше требования юридических предписаний.

Крайний срок ответа на претензию потребителя предполагает отправление извещения клиенту о принятом решении на протяжении законодательно допустимого времени, которое отведено для рассмотрения аспектов дела.

Последствия и защита прав

Каждый ответ на претензию выступает завершающий этапом конфликтной ситуации, если он устраивает покупателя, то спор исчерпан, в обратном случае ему нужно будет обращаться в суд. В нем каждая из сторон будет приводить свои доказательства правоты.

Покупатель может не сразу обнаружить отклонения или несоответствия в купленном товаре, ему обаятельно требуется вернуть покупку или написать претензию в течение двух недель, а вот ответчику предоставляется всего неделя, чтобы подготовить аргументированный ответ. Замена товара или его ремонт проводиться не позднее 45 дней, это касается серьезных повреждений или случаев, когда нужного аналога нет на складе, и приходится ждать его доставки из другого города или страны.

Пример ответа на претензию по закону о защите прав потребителей

Сроки предоставления ответа на претензию по закону о защите прав потребителей

Срок	Описание условий
14 дней с момента приобретения товара	причем отсчет ведется со вторых суток после совершения покупки (регулируется ст. 25 Закона «О защите потребителей»
30 дней	касательно услуг, предоставляемым перевозчиков, если он некачественно обслужил заказчика, или к тому и вовсе груз не дошел (ст. 797 ГК РФ)
От 30 дней до полугода	в отношении услуг связи (ФЗ №126), чаще всего на разбирательства уходит не больше 60 дней для отдельных средства связи

Наиболее часто претензии составляются гражданами, недовольными качество приобретенных товаров или оказанных услуг. В них содержатся требования либо об устранении недостатков, либо о возврате денег. Срок ответа на претензию по защите прав потребителей определен Федеральным законом № 2300-1 от 7 февраля 2002 г., посвященным именно этой сфере правоотношений.

Требования потребителя о соразмерном уменьшении покупной цены товара, возмещении расходов на исправление недостатков товара потребителем или третьим лицом, возврате уплаченной за товар денежной суммы, а также требование о возмещении убытков, причиненных потребителю вследствие продажи товара ненадлежащего качества либо предоставления ненадлежащей информации о товаре, подлежат удовлетворению продавцом (изготовителем, уполномоченной организацией или уполномоченным индивидуальным предпринимателем, импортером) в течение десяти дней со дня предъявления соответствующего требования.

1. Требования потребителя об уменьшении цены за выполненную работу (оказанную услугу), о возмещении расходов по устранению недостатков выполненной работы (оказанной услуги) своими силами или третьими лицами, а также о возврате уплаченной за работу (услугу) денежной суммы и возмещении убытков, причиненных в связи с отказом от исполнения договора, предусмотренные пунктом 1 статьи 28 и пунктами 1 и 4 статьи 29 настоящего Закона, подлежат удовлетворению в десятидневный срок со дня предъявления соответствующего требования.
2. Требования потребителя о безвозмездном изготовлении другой вещи из однородного материала такого же качества или о повторном выполнении работы (оказании услуги) подлежат удовлетворению в срок, установленный для срочного выполнения работы (оказания услуги), а в случае, если этот срок не установлен, в срок, предусмотренный договором о выполнении работы (оказании услуги), который был ненадлежаще исполнен.
3. За нарушение предусмотренных настоящей статьей сроков удовлетворения отдельных требований потребителя исполнитель уплачивает потребителю за каждый день просрочки неустойку (пеню), размер и порядок исчисления которой определяются в соответствии с пунктом 5 статьи 28 настоящего Закона.

В случае нарушения сроков, указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, потребитель вправе предъявить исполнителю иные требования, предусмотренные пунктом 1 статьи 28 и пунктами 1 и 4 статьи 29 настоящего Закона.Ответ на претензию от потребителя, составляется в произвольной форме, но носит общий порядок составления ответов.

Структура

Со стороны законодательства РФ нет четких указаний, которые касаются структуры и официальной формы ответа на претензию. Здесь каждый случай должен рассматриваться в индивидуальном порядке. То же правило касается и описания позиции компании. Пример ответа на претензию создается с учетом причины конфликта, обстоятельств и настроений сторон в целом. В таких обстоятельствах учитываются следующие правила:

• официальный стиль создания бумаг;
• грамотный, емкий и тактичный ответ клиенту;
• запрет на оскорбления и экспрессивный метод общения.

Вынесенное продавцом решение содержит краткий пересказ претензий клиента и ссылку на действующее законодательство. Также тут отражается понимание требований заявителя и описывается предложенный покупателю вариант выхода из ситуации.

Ответ на обращение оформляется на фирменном бланке, скрепляется печатью учреждения и подписью руководителя. Здесь указываются такие пункты:

• дата оформления;
• содержание проблемы;
• способы выхода из конфликта;
• контактная информация о заявителе и ответчике.

Обязательным приложением к такому письму становится акт о проведенной экспертизе. В качестве извинений магазину уместно предложение скидок и бонусов. Эта мера позволяет сохранить потребителя и сгладить недовольство этого человека.

Рассмотрим стандартный образец подобного ответа магазина. Структура формирования текста тут становится следующей:

1. Шапка. В этом блоке продавец указывает инициалы и реквизиты отправителя и адресата.
2. Сведения об отправителе. Здесь отмечается дата написания и порядковый номер ответа, наименование и адрес продавца.
3. Обращение к заявителю. В этой ситуации уместным становится использование формулировки «уважаемый» и обращение к клиенту по имени и отчеству.
4. Основной блок. Тут продавец кратко описывает ситуацию и аргументирует принятое решение, ссылаясь на правовые аспекты дела.
5. Приложение. При проведении анализа дефекта товара уместно упомянуть о проведенной экспертизе. Составленный акт прикрепляется к ответу.
6. Завершительный блок. В конце письма предприниматель отмечает текущую дату, визирует бумагу подписью и штампом фирмы.

Увидеть пример составления рассматриваемого решения читателям удастся по этой ссылке.

Формулировка отказа

В этом случае структура написания текста остается прежней. Единственной разницей здесь становится содержание письма. Признание притязаний клиента необоснованными требованиями нуждается в грамотной аргументации позиции продавца и подкрепления подобного мнения ссылками на соответствующие нормативы законодательства. Увидеть пример такого ответа удастся здесь.

Форма ответа

Строгой формы ответа на жалобу клиента нет, но она должна иметь определенную структуру и содержать в себе:

• в «шапке» точно указывается ФИО гражданина, обратившегося с претензией и указанный им адрес;
• номер исходящего документа, где и кем он был составлен;
• описание сути ответа, при этом текст должен быть аргументированным, основательным и обоснованным, желательно присутствие ссылок на законодательные документы и акты;
• результаты экспертизы, если такая была проведена;
• внизу документа обязательна подпись руководителя предприятия или представителя торговой точки.

Даже в случае отрицательного ответа на претензию, его нужно грамотно составить, так как в суде он будет выступать важным документом.