Какие обязанности выплняет командируемый работник

Обязанности командированного сотрудника

Возникновение необходимости выполнения отдельными работниками своих обязанностей вне места основного функционирования предприятия, является поводом для его командирования с целью выполнения служебных дел.

Служебная командировка таких лиц оформляется как приказ, на основании которого выдается  удостоверение. Такой документ является подтверждением воли работодателя и удостоверяет право работника на его нахождение в определенном месте в рабочее время.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Существует ряд законодательно установленных ограничений, которые не позволяют руководителю направлять в командировки отдельных лиц. Среди такого круга отмечены беременные женщины и трудоустроенные несовершеннолетние. Вместе с тем, в командировку не могут быть отправлены работники, являющиеся стороной ученических договоров, которые еще действуют. Исключением могут стать случаи, когда поездка связана с ученичеством.

Законодатель не позволяет командировать следующих служащих:

• женщин, дети которых не достигли 3-хлетия;
• работников, которые являются родителями детей-инвалидов, а равно инвалидов детства, в том случае, если они не достигли совершеннолетия;
• работников, которые заняты уходом за членами семьи, нуждающимися в уходе по медицинским показателям;
• родителя, который воспитывает ребенка до 5 лет, при условии отсутствия второго родителя.

Данная норма не является императивной, что позволяет оформлять командировки в отношении таковых лиц, исключительно, при условии их письменного согласия.

Приказ, вынесенный руководителем, в отношении лиц, которые могут быть направлены в командировку, подлежит исполнению. В противном случае работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, в том числе и увольнению в порядке ч. 1 ст. 81 ТК.      

Основным правом сотрудника, который может быть командирован, является его право на отказ от командирования. Если такой отказ не поступил или оснований для его удовлетворения нет, лицо подлежит исполнению приказа руководителя.

Во время нахождения в командировке, специалист остается носителем тех прав и обязанностей, которыми он обладал во время нахождения по основному месту функционирования предприятия или подразделения.

По факту возврату из командировки служащий обязан:

• выполнить отчет о проведенной командировке;
• предоставить к учету документацию о фактическом месте пребывания во время командирования;
• подготовить расчет о финансовых затратах на проезд, проживание и другие услуги, которые были использованы в этот период и функционально влияли на исполнение поставленной цели.

 Вместе с возвращением из командировки от работника должен поступить отчет о проделанной работе и подтвержденных затратах.

В том случае, если день возвращения является выходным, такой отчет предоставляется на протяжении первых трех рабочих дней.

Учет командировочных затрат осуществляется бухгалтерией предприятия. В том случае, если работник использовал собственные, а не подотчетные средства, начисленные бухгалтерией суммы, по подтвержденным документам, подлежат незамедлительной выплате.

Каждое предприятие имеет свои требования, которые обязаны выполнять работники, но существует несколько пунктов, актуальных для большинства организаций:

1. Правильное, грамотное и своевременное ведение необходимой документации.
2. Соблюдение распорядка, принятого в принимающей организации.
3. Выполнение целей, сформулированных в служебном задании.
4. Добросовестное выполнение своих служебных обязанностей.
5. Правомерное расходование выданных работнику авансовых средств.
6. Сохранение документов, подтверждающих осуществление расходов.
7. Своевременная подача отчетности о поездке после ее завершения (обычно в течение трех дней).

Порядок оформления служебной командировки

Надлежащим оформлением командировок, связанных с исполнением служебных функций, является приказ, который станет основанием для возмещения трудоустроенному обоснованных расходов, понесенных в это время.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

На практике, процедура оформления таких действий относится к локальным актам об особенностях направления работников в служебные командировки, принимаемым на предприятии. К полномочиям работодателя относится возможность определять перечень необходимых для командирования документов, которые будут характерными для специфики структуры компании.

По желанию работодателя, служебная записка на командировку, может оставаться тем обязательным документом, который требуется для командирования. В таком случае, формы задания и записки должны быть определены локальным документом, утвержденным на конкретном предприятии.

Служебная командировка, оформленная приказом, является основанием для направления сотрудника по месту командирования. При наличии служебного задания, его суть фиксируется в приказе. Приказ составляется по унифицированной форме и доводится до сведения работающего.

В бухгалтерском учете командировочные расходы, имевшие место в процессе путешествия, вносят в список производственных издержек, которые участвуют в расчетах налога на прибыль.

Порядок организации поездки состоит в следующих этапах:

• Оформление приказа о командировке на основании служебного задания.
• Оформление командировочного удостоверения.
• Выдача справки-расчета аванса на поездку.
• Выдача отбывающему сотруднику авансовых средств.
• Регистрация поездки в специально отведенном для этого журнале.

Командировочное удостоверение – один из важнейших документов для сотрудника, отправившегося в другой город или страну. На нем проставляют отметки об отбытии, прибытии командированного работника. Отметки сопровождаются подписями и печатями полномочных должностных лиц как командирующего предприятия, так и принимающего.

День выезда в командировку

В понятие служебной командировки входит определение дня выезда и дня прибытия, а также периода нахождения в ней. Эти дни будут считаться рабочими, в результате чего должны быть оплачены.

Помимо начисления среднего заработка, Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, устанавливают выплату суточной компенсации, минимальная сумма которой устанавливается Правительством. По решению работодателя такая сумма может быть увеличена.

В тех случаях, когда командировка выпадает на выходные дни, по согласованию с работником последнему может быть предоставлен отгул или же осуществлена двойная выплата вознаграждения за отработанное время. 

Срок командировки

Локальная документация, содержащая положения об особенностях направления работников в служебные командировки, а также действующие законодательные нормы, определяют возможность направления служащих в командировки на срок, который может быть плановым или фактическим.

Общее правило гласит об определении срока командировки исключительно на основании проездных документов, предоставляемых работниками по ее завершению. Такие правила могут находить отражение в Положениях об особенностях направления работников в служебные командировки, которые приняты на предприятии.

Осведомленность – залог эффективности и спокойствия работников

Помимо трудового аспекта, работа командированного персонала тесно связана с налаживанием контактов с работниками принимающего предприятия и с оформлением различного рода документации. Последний нюанс имеет чрезвычайно весомое значение, так как от правильности составления форм, заявок, приказов и разрешений зависит, получит ли командированный сотрудник доступ к необходимым объектам, выполнит ли в полной мере свое задание, получит ли денежную компенсацию.

Знание того, какие требования предъявляются к командированному персоналу, существенно облегчает процесс оформления поездки для бухгалтеров и тех сотрудников, которые занимаются документацией.

Также эта информация необходима самому работнику, отправляющемуся в командировку, так как позволяет заранее подготовиться к выполнению своих обязанностей и не попасть впросак. И наконец, персонал принимающего предприятия просто обязан быть осведомленным насчет того, какие требования предъявляются к командированному персоналу. В противном случае могут возникнуть недоразумения, связанные с поиском ответственных сторон.

Кто и на каких условиях может быть командирован

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Итак, командировкой следует считать поездку работника в другой населенный пункт с целью выполнения задания, данного ему работодателем. При этом к числу командировок не относятся поездки тех сотрудников, чья деятельность состоит в постоянных перемещениях или может быть осуществлена в дороге.

Законодательство, заботясь о соблюдении прав трудящихся граждан, установило ограничения на категории сотрудников, которых можно отправлять в командировки:

• Беременные женщины.
• Женщины с детьми до трех лет.
• Матерей инвалидов или тех, чьим детям 3-14 лет, можно командировать исключительно с их согласия.
• Родитель, который самостоятельно воспитывает несовершеннолетнего ребенка.

Будучи направленным на другое предприятие, работник подчиняется его внутреннему распорядку. Если день отбытия или прибытия приходится на законный выходной сотрудника, ему освобождают другой день для отдыха. Правда, в тех случаях, когда командированный намеренно направляется в поездку в выходной или праздничный день, ему начисляют компенсацию в согласии с трудовым законодательством.

Командировки в пределах государства по длительности не должны превышать одного месяца, а за его пределами – двух месяцев.

Тонкости финансовой компенсации

Когда сотрудник возвращается, он должен отчитаться в письменной форме о том, как были использованы выданные ему средства, заполняя авансовый отчет. Оформление командировки завершается расчетом бухгалтерии с работником. После того как начисленные средства будут выплачены, эту операцию отражают на соответствующих счетах.

В случае когда выданный аванс был потрачен работником не полностью, остаток должен быть возвращен в кассу или на расчетный счет предприятия. Это одна из главных обязанностей сотрудника. Наряду с этим, зная, какие требования предъявляются к командированному персоналу, работник может просить возмещения затраченным им личных средств.

Находясь в другом населенном пункте или стране, командированный сотрудник получает свой обычный оклад, причитающиеся ему премии и дотации, а также средства, необходимые для комфортного пребывания за пределами обычного места жительства.

Командировочные расходы включают следующие позиции:

• Оплата проезда (междугороднего и по территории населенного пункта).
• Стоимость съемного жилья.
• Так называемые суточные: расходы на питание и другие нужды работника.
• Затраты, признанные сотрудником необходимыми и одобренные его руководителем.

Максимально допустимый объем командировочных расходов и сумма суточных определены коллективным договором предприятия или локальными нормативными актами. Так как суточные – это фактически деньги на ежедневные бытовые нужды работника, их начисляют даже за нерабочие дни (выходные, праздники, вынужденные простои производства, задержки в пути).

Более подробно о служебном задании командированного сотрудника

Этот документ имеет унифицированную форму, то есть его внешний вид и содержание одинаковы для всех предприятий на территории конкретного государства.

Служебное задание составляет руководитель сотрудника, оправляющегося в командировку, и утверждает работодатель. Документ включает следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество работника, отбывающего по распоряжению начальника в командировку.
• Название организации, которая его направляет.
• Место назначения работника (название предприятия, город).
• Дата начала и окончания командировки.
• Обобщенные данные о ходе выполнения задания.

Служебное задание и составленный на его основании приказ о командировке находятся на командирующем предприятии. Вместе с другими документами они сохраняются на протяжении установленного законом срока.

Какие требования предъявляются к командированному персоналу

Учитывая то, что командировка – это передача сотруднику полномочий на совершение каких-либо важных для компании действий, руководство должно быть уверено в том, что работа будет выполнена качественно и в срок. Поэтому в такие поездки обычно направляют наиболее квалифицированных, опытных и ответственных работников.

Существует ряд критериев, изучая которые, руководитель принимает решение о назначении конкретного сотрудника:

• Возраст старше 18 лет.
• Хорошая профессиональная подготовка.
• Наличие соответствующего обучения, подтвержденного аттестацией.
• Владение необходимыми категориями допусков (при работе с электросетями).
• В зависимости от специфики хозяйственной деятельности предприятий и цели командировки, к сотруднику может выдвигаться требование о наличии обучения и аттестации по охране труда.

Если сотрудник подходит по всем параметрам, и нет законодательно основанных препятствий к его командированию, руководитель ставит его в известность о будущей поездке.

Инструкции для сотрудников в командировке

Прибывая на принимающее предприятие, командированные сотрудники обязаны прослушать вводный инструктаж, включающий правила поведения в цехах, возле оборудования или в других местах. Эта мера обязательна даже для тех работников, которые неоднократно бывали на данном предприятии и знают наизусть все пункты инструкций.

Инструктаж командированного персонала включает также информацию о нормах пожарной безопасности и охране труда.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

В отличие от общих положений вводного инструктажа, целевой касается непосредственно тех работ, которые будут выполняться командированным сотрудником в данное время.