Менеджер по закупкам обязанности должностная инструкция

Что делает менеджер по закупкам

Обязанности данного специалиста зависят от сферы деятельности компании, в которой он работает. В идеале, он должен найти качественного поставщика нужной продукции (сырья), который предлагает оптимальную цену и качество, а также несет ответственность за сроки поставок.

Менеджер должен уметь разговаривать с людьми, подстраиваться под них и убеждать. Профессионалы часто могут договориться с партнерами об отсрочках по платежам, о введении системы “бери и плати” вместо “плати и бери”, о возврате нереализованной продукции и др. Этот человек должен держать в голове большие объемы информации и правильно пользоваться ей.

Такая ситуация может быть на небольшом производящем предприятии. Оно закупает сырье, перерабатывает его и продает готовую продукцию в полном объеме.

В других случаях (а таких большинство) продажи не прогнозируемые и нелинейные. Как пример: ювелирная продукция, парфюмерия, различные эксклюзивные товары, брендовая одежда и обувь, шубы и др. Здесь необходимо точное планирование для получения максимальной прибыли.

Главной задачей данного специалиста является оптимизация и упрощение процесса закупок товаров/сырья. Он должен точно знать, сколько и чего необходимо для производства/продаж в конкретный период времени. Грубо говоря, должностная инструкция менеджера по закупкам — это свод правил, которые говорят сотруднику, как эффективно выполнять свои обязанности и обеспечивать появление товаров в нужном месте в заданное время. Менеджер должен не допустить возникновения вынужденных простоев и потерь доходов компании.

Как стать менеджером по закупкам

На данный момент наши ВУЗы не выпускают специалистов такого профиля, хотя потребность в них растет с каждым годом. Обычно в профессию приходят из маркетологов, офис-менеджеров, логистов и продажников. Эти люди так или иначе связаны с закупками, поэтому повышая свои навыки, становятся хорошими специалистами.

Стать менеджером по закупкам можно и без высшего образования. Но вы вряд ли сможете устроиться в крупную компанию. Там наличие корочки (желательно профильной) является обязательным условием. Лучше всего, если у вас будет экономическое и психологическое образование. Работа предусматривает составление графиков и отчетов, работу с финансами, проведение регулярных встреч с людьми разного возраста и социального положения.

Достаточно часто люди этой профессии уезжают в командировки — им приходится искать поставщиков из других регионов и даже стран. Поэтому в дополнение к вышеперечисленным навыкам необходимо хорошее знание иностранных языков (обязательно английского и бонусного китайского, немецкого, турецкого, итальянского).

Сейчас есть достаточно много различных курсов повышения квалификации и обучения построению стратегий закупок. Пройдя их, вы получите необходимую корочку и сможете быстрее погрузиться в специфику этой важной и интересной профессии.

Обязанности

В должностные обязанности менеджера по закупкам входит:

1. Составление плана закупок, согласно которому будет обеспечено постоянное наличие необходимого сырья, продукции или товаров.
2. Поиск новых поставщиков, предлагающих лучшие условия, чем имеющиеся.
3. Поддержание отношений с проверенными поставщиками.
4. Составление заявок на поставки.
5. Контроль процесса поставки.
6. Анализ рынка, предоставление руководству предложений по изменению ассортимента на более перспективный.
7. Контроль за количеством продаж и корректировка плана закупок.
8. Следить за рынком и отслеживать новые предложения поставщиков.
9. Следить за исполнением контрактов с поставщиками и не допускать возникновения задолженностей со стороны компании.
10. В некоторых случаях давать консультации продавцам о новых товарах.

Многие считают, что следить за наличием нужного сырья/продукции на складе означает просто забить их под завязку, договорившись с поставщиком о выгодных условиях. Но это не так. Этим вы свяжете свободные средства и увеличите расходы на складские услуги. Грамотный менеджер по закупкам понимает это, поэтому товары/сырье приходят на склады в то время и в том количестве, в котором они нужны. Это также сокращает размер оборотных средств и повышает прибыль компании.

Качества и навыки

Давайте разберем требования к правильному менеджеру по закупкам:

1. Хороший уровень владения компьютером, знание офисных и складских программ.
2. Умение работать с людьми, умение убеждать и добиваться результатов.
3. Склад ума — аналитический.
4. Понимание экономических основ.
5. Понимание принципов работы логистики, таможни, транспортных компаний.
6. Ответственность и способность принимать решения.
7. Умение эффективно планировать.
8. Умение расставлять приоритеты.

Общее описание профессии

В зависимости от компании обязанности менеджера по закупкам могут сильно разниться. К примеру, существуют такие виды бизнеса, где объемы продаж по каждому из наименований можно с достаточной степенью точности просчитать заранее. В этой ситуации менеджер должен всего лишь с максимальной тщательностью следовать изначальному плану закупок.

Иногда требуется эксклюзивный товар: одежда, обувь, мебель, парфюмерия, ювелирные изделия и так далее. В этом случае надо найти то, что будет продано в ближайшее время, и в таком количестве, в котором такой товар реально продать.

Среди менеджеров по закупкам встречаются настоящие профи, которые умеют эффективно общаться с людьми и получать то, чего хотят. Результатом их деятельности будет нахождение хорошего поставщика, который готов предоставлять самый лучший товар по минимальным ценам, с правом отсроченного платежа или даже возврата нереализованной партии.

Однако условия нынешнего рынка таковы, что нахождение низких цен порой становится трудно достижимым. Компании предпочитают работать с проверенными поставщиками на давно оговоренных условиях.

С учетом вышесказанного, основными обязанностями менеджера по закупкам становятся оптимизация процесса закупок, нахождение оптимального количества товара и забота о том, чтобы этот товар оказался в нужное время в нужном месте и нашел своего потребителя.

К достоинствам профессии можно отнести рост круга общения, изучение тенденций рынка и наличие интересных командировок. Зарплата менеджера зависит от его профессионализма и размера компании. Стандартная “вилка” зарплат для этого специалиста в 2015 году: от 20 до 100 тысяч рублей.

Из недостатков — высокая ответственность. Если менеджер ошибется, то производство может остановиться из-за отсутствия сырья, а магазин потерять выручку из-за не вовремя закончившегося товара.

Хороший специалист может построить успешную карьеру на этой должности. При правильном планировании и оптимизации расходов он сможет получить должность руководителя закупок или перейти в сферу продаж или логистики.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Стоит только открыть ресурсы по поиску работы, как наибольшее количество вакансий предлагается именно в сфере продаж и закупок. Но найти подходящего работника – это еще не решение проблемы. Необходимо грамотно и четко очертить круг его обязанностей.

При одинаковом наименовании данной должности функционал, а порой и задачи, могут существенно отличаться. Это напрямую зависит от размера компании, от ее деятельности, является ли она торговой или производственной, и еще от многих факторов организации юридического лица – работодателя.

Должностная инструкция – инструкция, указывающая круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнить лицо, занимающее данную должность. Будет большой ошибкой подходить к описанию функционала несерьезно. Если работодатель ставит перед работником определенные цели в сфере закупок, планирует осуществлять контроль за выполнением задач, то описание его обязанностей – первый и очень важный шаг.

Наиболее полное включение информации в должностные инструкции менеджера по закупкам важно еще и потому, что такие работники теоретически могут выполнять очень много разных видов работ. Вряд ли можно найти две организации, где менеджеры по закупкам осуществляют один и тот же набор действий и работ.

В крупных компаниях, занимающихся торговлей, функционал менеджера по закупкам зачастую разделяется на ряд других должностей – бренд-менеджеры, менеджеры по направлениям. В мелких компаниях или предприятиях, где сфера закупок не является основной, эти должности могут быть совмещены в одну. 

Если сфера закупок предполагает работу со специфическими товарными позициями, то к менеджеру могут выдвигаться требования о знании процесса производства, понимания технологии. Как правило, должностные инструкции менеджера по закупкам содержат раздел о требованиях к работнику по данной должности.

Поэтому чем более ответственно подойдет работодатель к составлению должностной инструкции, тем больше он может спросить с работника.

Первым делом необходимо понимание, какие задачи будут ставиться перед менеджером по закупкам, а также какие результаты хочет видеть работодатель от работы менеджера. Менеджер может заниматься поиском новых поставщиков, а может вести базу имеющихся. Работодатель может ставить задачи расширения этой базы, а может и не ставить.

Отслеживание динамики цен также может входить в функционал менеджера по закупкам, а может на предприятии этим заниматься другой сотрудник, специально принятый на этот участок работы.

Требования по отслеживанию качества закупаемого сырья, требования по учету остатков, отслеживание выполнения заключенных контрактов на поставку – все это может входить в круг обязанностей менеджера по закупкам. Однако это же может быть распределено среди других работников, в зависимости от задач и видения процесса ведения бизнеса работодателем.

Таким образом, типовой формы должностных инструкций менеджера по закупкам просто не бывает. Целесообразно и правильно составлять этот документ применительно к конкретной организации и исходя из поставленных задач.

Как уже говорилось выше, сфера закупок на предприятии может иметь важное значение или занимать глобальный объем работы. Тогда создаются отделы, где функционал по всему процессу закупки делится между сотрудниками. На каждую должность в таком отделе необходимо иметь отдельную должностную инструкцию.

Таким образом, должностная инструкция менеджера отдела закупок – это описание функциональных обязанностей одного из сотрудников отдела. Задачи и планы в данном случае ставятся перед всем отделом в целом. А отдел целесообразнее выстроить на принципах взаимозаменяемости.

Учитывая, что сфера закупок регулируется сейчас отдельными законодательными нормами, то ряд компаний, подпадающих под действие законодательства о закупках, желают иметь в своем штате отдельных узких специалистов.

Такие менеджеры по закупкам должны обладать знаниями и опытом на стыке профессий юриста и менеджера. Т.е. отслеживать правовую сторону процесса закупок может как единственный менеджер, так и сотрудник отдела закупок, специально наделенный таким функционалом по должностной инструкции.

Должностная инструкция менеджера по закупкам состоит из нескольких разделов:

1. требования к работнику по уровню образования
2. требования наличию знаний в определенных областях
3. перечисление нормативных актов и локальных актов, которыми должен руководствоваться работник по данной должности
4. информация кому подчиняется работник, как происходит взаимозаменяемость
5. непосредственное описание функциональных обязанностей
6. права менеджера по закупкам
7. ответственность.

При составлении должностной инструкции менеджера по закупкам необходимо учитывать, что 10 сентября 2015 года Министерством труда и социальной защиты утвержден профессиональный стандарт специалиста в сфере закупок (Приказ № 625н). Его необходимо использовать при составлении должностной инструкции для сотрудника, деятельность которого связана с осуществлением, контролем и управлением закупками для обеспечения государственных, муниципальных и корпоративных нужд.

Таким образом, когда деятельность предприятия связана с законодательно регулируемыми закупками, должна составляться соответствующая должностная инструкция менеджера по закупкам: образец ее можно найти во всех справочно-правовых системах. Описание трудовых обязанностей здесь не может противоречить обязательным действиям, указанным в Законе № 44-ФЗ и № 223-ФЗ.

Задачи, выполняемые снабженцем, во многом зависят от сферы деятельности предприятия, его размера и расположения, а также уровня ответственности, возлагаемого на работника.

Функциональные обязанности менеджера по закупкам включают в себя:

• Прогнозирование уровня спроса на продукцию и услуги для поддержания необходимого постоянного количества запасов.
• Создание планов закупок на месяц, год.
• Проведение исследований с целью выявления лучших товаров и поставщиков с точки зрения цены, сроков поставки и качества.
• Обработку платежей и счетов-фактур.
• Поддерживание контактов с производителями, поставщиками, внутренними отделами, а также клиентами.
• Переговоры и заключение договоров, контроль за их выполнением, проверка качества обслуживания.
• Хранение договоров, контроль за сроками их действия.
• Поиск новых перспективных поставщиков, создание и поддержание хороших отношений с ними.
• Прогнозирование ценовых тенденций и их влияния на будущую деятельность предприятия.
• Создание презентаций для руководства об анализе рынка и возможностях роста.
• Разработка стратегии поставок для предприятия.
• Подготовка отчетов с помощью компьютерных программ.
• Оценка коммерческих предложений и выработка рекомендаций на основе их анализа.
• Обеспечение поставщиков информацией, необходимой для сотрудничества.
• Посещение заседаний и отраслевых конференций.
• Обучение других сотрудников, контролирование их работы.