Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Взаимодействие управляющих служб с ТСЖ и другими организациями

Кто такое председатель ТСЖ и на основании чего он действует?

Прежде чем рассказать о том, какие полномочия и обязанности есть у председателя ТСЖ, необходимо пояснить, на основании чего он их получает. Товарищество собственников жилья (ТСЖ) – это сообщество, имеющее статус юр. лица.

У каждой такой компании есть свой счет, номер, полученный при постановке на учет, и все реквизиты, положенные предприятию. Жилтоварищество прямого отношения к денежным операциям не имеет, существуют некоторые работы, которые нуждаются в передаче денежных средств, а значит, и определенная коммерческая деятельность законом не запрещена.

Как и все остальные члены органа управления, руководителем выбирается гражданин, являющийся собственником квартиры в жилом комплексе. Структура организации достаточно проста. Во главе правления находится председатель, а под его началом находятся члены правления. Совместными усилиями управленцы принимают определенные решения на благо дома.

Принципы взаимодействия собственников с управляющей компанией

Есть два основных принципа работы с населением:

  • уменьшать количество личных контактов, внедряя автоматизацию;
  • не допускать пренебрежительного отношения к людям.
  • уменьшать количество личных контактов, внедряя автоматизацию.

Чем больше автоматизировать — тем лучше. Используйте все доступные средства для взаимодействия с собственниками, чтобы снизить нагрузку на сотрудников управляющей компании.

Если человек может самостоятельно найти ответ на возникший у него вопрос — это автоматически означает, что ему не придется звонить, идти к специалистам, стоять в очереди (пусть даже электронной) и т. д.

Пример

Что можно использовать для оповещения жителей дома?

Доски объявлений, сайт организации, информационные стенды, рассылку смс-сообщений.

Стенды должны размещаться там, где идет прием посетителей.

Обратите внимание на заголовки размещаемой информации — они должны быть понятными. Тогда внимательные граждане смогут прочитать нужные сведения прежде, чем спросить.

Найдутся и те собственники, кому проще взаимодействовать с живым человеком из управляющей компании, чем напрягаться и самостоятельно искать информацию, однако их количество может уменьшиться, что снизит нагрузку на сотрудников.

К сведению

Если вы пользуетесь CRM-системой, то можете видеть историю предыдущих контактов с посетителем. Хорошо, когда ваш сотрудник может быстро получить всю необходимую для ответа клиенту информацию и качественно ответить на вопрос.

Не допускать пренебрежительного отношения к людям.

Жители имеют право не знать ответы на вопросы, которые вы считаете очевидными.

Возможно, кому‑то просто одиноко (увы, так бывает). И тогда человек задает вопросы даже не столько для того, чтобы получить информацию (он мог бы прочитать ее сам), сколько для того, чтобы пообщаться.

Такой эрзац общения не заменяет нормального человеческого разговора по душам, но если на одного посетителя у вас предусмотрено 5–10 минут, помните о том, что ваше внимание, возможно, сделало этого человека счастливым на весь оставшийся день.

Законодательное регулирование деятельности председателя

Несмотря на то, что у ответственного лица достаточно широкие полномочия, его деятельность может быть легко проверена любым из собственников. Это позволит исключить нарушение прав жильцов, а также удостовериться, что выбранный гражданин добросовестно относится к исполнению своих обязанностей.

Существует ряд законодательных положений, регулирующих функционирование правления и его главы. Первыми из таких документов является Жилищный кодекс РФ. Отдельно статьи, иллюстрирующей и регламентирующей работу председателя, в нем нет, однако есть пункты, которые определяют полномочия руководящего лица, а также рассказывают о том, как избирается ответственное лицо и каким образом лишается своих полномочий.

По факту, в товариществе принимается внутренний акт, который впоследствии станет определяющим документом для установления полномочий главы правления. Все полномочия руководителя должны быть зафиксированы в уставной документации организации.

Рекомендации по письменному взаимодействию собственников с управляющей компанией

1. Разработайте шаблоны ответов. При наличии шаблонов сотрудники перестанут выдумывать ответы. Обращения жителей, а значит, и ответы на них однотипны. Систематизируйте ответы на самые частые жалобы жителей и передайте эту работу новичкам. В шаблон ответа нужно подставить минимум информации и отдать его на проверку старшим товарищам по работе.

Опытным сотрудникам шаблоны позволят экономить время при подготовке ответов на письма жителей.

К составлению шаблонов лучше привлечь специалистов: юриста, инженера и т. д.

2. Будьте вежливы! Даже если вы не можете удовлетворить просьбу человека, выразите письменное сожаление по данному поводу. Предложите альтернативные способы решения проблемы.

Предлагаем ознакомиться:  Можно добиться снижения алиментов если имеется другая семья

Взаимодействие управляющих служб с ТСЖ и другими организациями

3. Ведите делопроизводство. Вся переписка должна храниться в соответствии с установленными правилами. При необходимости будет легко поднять всю историю переписки, и тогда не потребуется задавать человеку ненужные вопросы. Подобные вопросы отнимают время и у него, и у ваших сотрудников и к тому же раздражают.

4. Соблюдайте срок ответа на письменное обращение. К примеру, органы власти обязаны рассмотреть любое обращение в течение 30 дней. Этого требует ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Вы не обязаны его соблюдать. Но если взять ответ в срок за правило, то это поможет вам организовать своих сотрудников, обеспечить учет обращений и заработать авторитет у собственников.

1. Обозначьте приемные часы. Если есть возможность — введите электронную очередь, чтобы клиенты как можно быстрее попадали к необходимому специалисту. Если на решение вопроса требуется много времени — можно ввести предварительную запись на прием. Хорошо, если это можно будет сделать через Интернет или по телефону.

К сведению

По возможности не затягивайте решение вопроса, посылая обратившегося «по кругу» — от одного специалиста к другому. Это вызовет сильное неудовольствие человека и ряд негативных эмоций, которые он впоследствии перенесет на ваших сотрудников.

2. Подготовьте персонал. Составьте скрипт (алгоритм) типовой беседы. С новичками проводите обучение, чтобы они могли быстрее освоить этот алгоритм.

3. Создайте систему электронной информации для быстрого взаимодействия управляющей компании с собственниками (например, через СRM-систему). Чем быстрее и качественнее будет решен вопрос, тем больше людей смогут принять ваши специалисты, тем меньше будет очередей, раздражения, негативных эмоций.

4. Следите за профессионализмом сотрудников. Долгие поиски информации, документов, неумение общаться (выслушать, понять, грамотно и толково ответить) раздражают посетителей. Если человек с первого раза не понял, что вы ему говорите, — не повторяйте это еще раз! Вместо этого попробуйте сказать то же самое по‑другому, с помощью метафор, примеров и т. д., если это необходимо. Не стоит за это на него сердиться!

Пример

Выделите одного, наиболее компетентного сотрудника, которому остальные будут передавать тяжелые случаи.

5. Спокойно реагируйте на излишне эмоциональные высказывания, например: «Какой ужас!» Приучите сотрудников, чтобы они не впадали в панику вместе с клиентом, а спокойно задавали уточняющие вопросы, например: «Пожалуйста, расскажите, что именно у вас случилось? Чем я могу вам помочь?» Клиент постепенно успокоится, и выяснится, что ничего особенного не произошло.

Ситуация

Что ответить на жалобу, если срок ответа подошел, а ответ не найден?

В таком случае лучше пригласить человека на личный прием. Это покажет ваше стремление решить поставленную задачу и снимет напряженность.

В ходе встречи опишите план своих действий, расскажите, почему не удается решить проблему оперативно.

Заранее сообщите визитеру, какие документы необходимо представить, нужны ли копии, сколько экземпляров. Если человеку придется приходить несколько раз, это его не обрадует.

Какие обязанности принимает на себя председатель ТСЖ?

Взаимодействие управляющих служб с ТСЖ и другими организациями

Больше всего граждан, входящих в товарищество, интересует вопрос, какие обязанности возложены на ответственное лицо. Иными словами, людям важно знать, что должен делать выбранный управленец и насколько он правомочен решать тот или иной вопрос.

Дело в том, что функций по управлению жилым комплексом на гражданина возлагается немало. Можно выделить основные обязанности и дополнительные. В первый список войдут такие действия, которые обычно прописываются в уставе предприятия:

  1. Контроль за принятием решений, вынесенных правлением.
  2. Гражданин обязан отдавать распоряжения другим должностным лицам, которые состоят в правлении товарищества.
  3. Выполнять необходимые действия от лица товарищества, к примеру, открывать расчетный счет или снимать с него деньги на нужды дома.
  4. Предоставлять отчеты по расходованию средств членам правления и жильцам дома.
  5. Должностное лицо вправе оставлять свою подпись на важных документах, включая платежные бумаги, тем самым удостоверяя их подлинность.

Правила эффективного взаимодействия собственников по телефону с управляющей компанией

1. Представьтесь, например: «Алёна Сидорова, дежурный диспетчер, чем могу вам помочь?»

2. Выслушайте вопрос. Если необходимо, задавайте уточняющие вопросы, которые помогут прояснить ситуацию (если звонящий не может ее сам логично донести).

3. Если можете — решите вопрос (например, дайте соответствующий вопросу ответ). Хорошо, если есть возможность видеть в компьютере сразу всю необходимую информацию, тогда времени на ответы будет уходить меньше.

Предлагаем ознакомиться:  Как проверить организацию на проверку в налоговой

4. Если вы не можете сразу решить вопрос — предложите альтернативу, например: перезвонить позже (укажите, когда именно), соединить со специалистом, занимающимся именно этим вопросом, или подождать на линии, пока вы выясните необходимые сведения (в этом случае важно сдержать свое обещание).

5. Не пытайтесь заниматься двумя и более делами одновременно! Если вам необходимо на что‑то отвлечься, запишите информацию, которую уже получили и которую необходимо обработать. Иначе велика вероятность что‑то забыть, перепутать и т. д.

К сведению

Полученную по телефону информацию обязательно нужно записывать (с помощью компьютера или на специальных бланках). Бланки можете разработать самостоятельно. Удобно фиксировать поступающие звонки и содержание жалоб в специальной программе.

Нежелательно перезванивать клиенту несколько раз с уточняющими вопросами — это разозлит собеседника.

6. Проявите заботу о звонящем, если он находится в неподходящем эмоциональном состоянии (например, агрессивен, расстроен и т.  д.). Выслушайте его особенно внимательно (с применением приемов активного слушания: поддакивания, задавания уточняющих вопросов, резюмирования и т. д.). При необходимости используйте прием переключения внимания (например, задайте уместный в данной ситуации вопрос), чтобы переключить эмоции на те, которые лучше подходят для решения вопроса.

Полномочия, предоставляемые должностному лицу

Помимо обязанностей, глава наделен некоторыми правами, также записанными в уставе жилконторы и в соответствующем локальном акте. Итак, гражданин может:

  • отменить вынесенное решение;
  • внести предложение на общем созыве;
  • уволить того или иного работника по причинам, не противоречащим положениям закона;
  • получить вознаграждение за свою работу;
  • внести определенные поправки в решение.

Заключение

В итоге можно сделать небольшой вывод о том, что председатель – это ответственное должностное лицо, которое может действовать строго по уставу предприятия. При этом все действия должны быть согласованы с собственниками дома и направлены на улучшение условий проживания граждан в жилом комплексе.

К выбору формы управления многоквартирным домом стоит подойти ответственно. На первых порах становления товарищества, имеет смысл оставить управляющую компания для оказания услуг по содержанию имущества. А потом, накопив опыт, подобрав хороших специалистов и вникнув в нюансы работы, полностью перейти на обслуживание дома ТСЖ. Каким путем идти, решать только собственникам.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Виды договоров и распределение функций управления

Что такое ТСЖ, понятно из его названия. Решение о создании этой некоммерческой организации принимают сами собственники квартир и закрепляют его путем голосования. Созданная структура проходит путь оформления юридического лица.

После официальной регистрации, ТСЖ несет полную ответственность в соответствии с нормативными документами за содержание общего имущества и за уровень предоставляемых коммунальных услуг.

Отличием этой формы управления МКД от других, является ее некоммерческая ориентация. Главная цель товарищества — создать все условия для полноценного обслуживания МКД, а не заработать на этом деньги. Управляющая организация, или как часто ее называют УК, преследует совсем другие цели.

Взаимодействие управляющих служб с ТСЖ и другими организациями

Управляющая компания является коммерческой структурой, с наемным штатом работников. Главным приоритетом в работе УК является получение прибыли. Если структура окажется нерентабельной, она просто не сможет полноценно работать.

Обратите внимание! При управлении домом ТСЖ, все непотраченные финансы остаются на счету дома и будут израсходованы с учетом интересов жильцов. Если домом управляет УК, то такие деньги останутся на ее счетах и будут потрачены на усмотрение управляющей компании.

Преимуществом сотрудничества с товариществом является и то, что руководящий состав ТСЖ представлен обычными собственниками жилья в конкретном доме. Члены правление и его председатель выбираются через процесс общего голосования членами товарищества (ст.123.14 ГК РФ).

Все вопросы, которые возникают в процессе деятельности ТСЖ, решаются на общем собрании. Его члены самостоятельно определяют необходимые статьи расходов и первоочередность использования денежных средств. Персонал же управляющей организации назначается ее директором без учета интересов жильцов.

В процессе управления домом, ТСЖ заключает договор с ресурсоснабжающими организациями на поставку коммунальных услуг. В свою очередь, РСО намного выгоднее, когда оплата за использованные ресурсы происходит прямо со счета ТСЖ. Вероятность возникновения больших задолженностей при сотрудничестве с управляющими компаниями намного выше.

Предлагаем ознакомиться:  Как установить фиксированную сумму по алиментам

Между ТСЖ и УК может быть подписано два вида договоров на обслуживание МКД:

  1. Договор подряда.
  2. Договор непосредственного управления.

При договоре подряда, домом управляет ТСЖ (ст. 148 ЖК РФ), а управляющая компания просто предоставляет свои услуги по содержанию жилья. Такие отношения регулируются Гражданским Кодексом, в статье 702.

Статья 702 ГК РФ. Договор подряда

  1. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.
  2. К отдельным видам договора подряда (бытовой подряд, строительный подряд, подряд на выполнение проектных и изыскательских работ, подрядные работы для государственных нужд) положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если иное не установлено правилами настоящего Кодекса об этих видах договоров

.

В договоре подряда должны указываться работы, которые будет осуществлять подрядчик:

  • осмотр общего имущества;
  • обеспечение готовности инженерных сетей;
  • уборка помещений и придомовой территории;
  • вывоз мусора;
  • обеспечение пожарной безопасности.

Как правило, договор заключается на срок не менее одного года.

Как товарищество может забрать дом у управляющей организации?

У товарищества есть право выбора:

  1. Выполнять функции управления домом самостоятельно.
  2. Заключить договор на оказание услуг с любой управляющей организацией.

Поскольку ТСЖ – некоммерческая организация, быть управляющей компанией оно не может по законодательству.

Но при этом, ТСЖ может в полной мере выполнять функции управления многоквартирным домом.

Товарищество может выбирать и нанимать персонал: электриков, сантехников, уборщиц, дворников, бухгалтеров. Контролировать качество услуг. В этом смысле, о ТСЖ можно говорить, как об управляющей структуре.

Существуют определенные причины, по которым ТСЖ может принять решение привлечь к управлению стороннюю УК:

  • Управляющие организации — это хорошо отлаженный, проверенный механизм.
  • В их штате есть опытные и грамотные специалисты.
  • Существует возможность контролировать управляющую компанию с помощью государственных систем.
  • Сами члены ТСЖ не всегда оказываются достаточно компетентными в вопросах управления.

Обратите внимание! Перед началом сотрудничества, ТСЖ и управляющая организация обязательно согласовывают тариф и его статьи, что позволяет избежать лишних расходов жильцов путем исключения ненужных услуг либо сокращением их числа.

Чтобы прекратить сотрудничество с УК, одного желания будет недостаточно. Для расторжения договора нужны веские причины, к примеру:

  1. Невыполнение условий договора управления.
  2. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
  3. Отказ от предоставления информации.
  4. Окончание срока действия договора.

Последний пункт самый простой — договор окончился и его просто не продлевают. В прочих случаях — все факты неисполнения или ненадлежащего исполнения УК своих обязанностей должны быть подтверждены.

Совершить проверку может жилищная инспекция или прокуратура на основании многочисленных жалоб собственников. С этими доказательствами жильцы могут обратиться в суд. Тогда, управляющей компании придется доказывать, что все свои обязанности она исполняет в полном объеме.

Есть и другой способ, который не предусматривает такого сложного пути. Собственники на общем собрании должны решить вопрос о смене формы управления многоквартирным домом с управления при помощи УК на управление в форме ТСЖ. Проголосовать должно большинство жильцов.

Голоса будут рассчитываться пропорционально по отношению доли собственника к доле общего имущества (ст.48 ЖК РФ).

Владельцам квартир, не пришедших на собрание, необходимо разнести бланки для голосований, которые потом будут прикреплены к протоколу. После решения о создании ТСЖ, необходимо известить управляющую компанию о расторжении договора управления из-за смены формы правления.

Важно! За 30 дней до прекращения своей деятельности, УК должна передать представителю ТСЖ либо одному из собственников дома все необходимые для управления МКД документы, а так же ключи от мест общего пользования.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector