Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

  • Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
  • Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
  • Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
  • В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
  • Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
  • При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Штатное расписание есть в перечне унифицированных форм, там оно проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой, поскольку она содержит все необходимые графы и колонки.

В частности в ст. 15, 57 ТК РФ говорится о том, что трудовая функция работника определяется в соответствии с должностью, профессией указанной в штатном расписании. То есть наименование должностей обязательно следует включать в этот документ.

Что нужно использовать для заполнения?

Бланк утвержденной формы содержит 10 граф. В период обязательного применения эта форма приобрела всеобщее признание – оказалось, что это, действительно, документ, помогающий работодателям анализировать, контролировать и принимать решение об изменении структуры предприятия и составе сотрудников.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Документом, определяющим в хозяйствующем субъекте какие существуют профессии и сколько штатных единиц должно на них быть занято, является штатное расписание. Оно хоть и не относится к нормативным актам компании, но в некоторых случаях с ним нужно ознакамливать работников организации. Оно создается специалистами фирмы и вводится в действие приказом руководства.

Штатное расписание — это один из внутренних документов компании, который закрепляет существующую ее организационно-штатную структуру.

Он выглядит как таблица, в которой отражаются подразделения предприятия, перечень действующих в них должностей и количество необходимых для работы на них работников, а также устанавливаемая для каждой должности оплата труда со всеми надбавками.

В нем фиксируется запланированный месячный фонд оплаты всего предприятия, который определяет затраты предприятия на привлечение трудовых ресурсов, что имеет большое значение при планировании и принятии управленческих решений.

Штатное расписание служит основанием при заполнении трудовых контрактовКак составить трудовой договор с работником, а также распоряжений о приеме в части определения названия должности и размера устанавливаемой зарплаты.

Кроме этого, только этот документ определяет наличие на предприятии свободных вакансий. Кадровые специалисты сравнивают информацию в штатном расписании с количеством работающих фактически сотрудников. При необходимости они подают заявки на привлечение новых работников.

Внимание! Действующее законодательство не определяет обязательности наличия данного акта в компании. Тем не менее в некоторых случаях этот документ является обоснованием проведения определенных мероприятий, регулируемых со стороны государства, например, при сокращении штата. Именно на штатное расписание руководство ссылается при этом в первую очередь.

Обязательность существования штатного расписание может быть определена в других нормативных актах фирмы, например, в коллективном договореКоллективный договор – как составить и утвердить?. К этому случаю также относится и ссылка на штатное расписание в трудовом контракте с работником.

Во всех данных ситуациях необходимо знакомить персонал компании с таким документом.

Руководству компании нужно учитывать, что существует административная ответственность за неправильно оформленное штатное расписание.

Внимание! “Штатка” создается на год, и как правило, действует в течение этого периода. Возможно, утверждение данного документа на более длительный срок. Это характерно для организаций, в которых практически не происходит изменения штатного расписания.

Действует правило, исходя из которого штатное расписание, утратившее силу, необходимо хранить на предприятии в течение трех лет, последующих после этого события.

Это же относится и к документам, на основе которых осуществлялось внесение изменений в штатное расписание.

При принятии данного решения администрации организации нужно учитывать размер фирмы и количество сотрудников на предприятии.

Данная обязанность на крупных предприятиях возлагается на кадровую службу, которая перед составлением данного документа должна провести ряд мероприятий по определении существующих трудозатрат по каждой должности, соотнести название профессий с требования соответствующих справочников, профстандартов.

На небольших предприятиях создание штатного расписания могут поручить бухгалтеру, экономисту, юристу или иному специалисту. Эту обязанность может взять на себя директор фирмы.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Рассмотрим образец штатного расписания строительной организации, в которой 10 штатных единиц. Образец составлен по унифицированной форме Т-3.

Пример штатного расписания является приблизительным, в документ могут быть включены обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Наименование организации вносятся в документ в строгом соответствии, как указано в регистрационных документах, указывается код ОКПО, присвоенный органами статистики в момент регистрации юридического лица. Нумерация может начинаться сначала каждый год, так и быть сплошной, считая с момента создания первого документа.

https://www.youtube.com/watch?v=SCpH7vDQS50

Штатное расписание утверждается на основании приказа руководителя, а в соответствующих графах в «штатке» указывается его номер и дата вступления в силу. В форме указываются общее число рабочих мест, учитывая и вакантные, не занятые места.

Следует учитывать, что дата утверждения формы и дата ее составления могут отличаться, дата вступления в силу документа может быть также отлична от первых двух дат. Даты должны быть в соответствующем порядке.

Табличная часть документа содержит в себе графы:

  • Должно быть указано наименование каждого структурного подразделения и его код.
  • Должности сотрудников, квалификация и разряд.
  • Количество в организационной структуре штатных единиц персонала.
  • Оклад по каждой позиции.
  • Величина надбавок и доплат.
  • Графа всего.
  • При необходимости может указываться примечание.

В каждом предприятии присутствует несколько структурных подразделений, отражающих, в том числе, основные направления деятельности и чем больше организационная структура, тем их больше. В соответствии с орг. структурой руководство может самостоятельно определить названия подразделениям и присвоить код отделу – это может быть, как аббревиатура названия, так и набор цифр, которые обозначают их место расположение.

Должности в организации определяются на основании справочника – классификатора ОКПДТР, причем коммерческие организации могут применять у себя не только строгую формулировку. Бюджетные организации должны применять в строгом соответствии, так как сотрудники могут получить определенную государственную поддержку и льготы, если это предусматривает профессии, подразумевающая работу во вредных условиях труда.

В зависимости от производственной необходимости количество персонала определяется самостоятельно. Возможно применение труда по совместительству, так же неполного рабочего дня. В таком случае используются десятичные дроби (0,3; 0,7). В тоже время можно учитывать и вакантные должности, если есть необходимость в определенном количестве сотрудников, такие данные указываются либо в примечании, либо внизу в сноске.

В графе «Оклад» указывается заработная плата (тарифная ставка), которая пишется в рублях с копейками. Величина может быть определена в соответствии с тарифной сеткой, по ставке или исходя их процента или доли выручки (прибыли) и т.д. Если сотрудник принимается на сдельную ставку, то в штатном расписании следует указать зарплату, рассчитанную по определенным методикам.

Должностные оклады работников указываются в графе 5 , премии, которые должны быть отражены в Положении «О премировании» (трудовых договорах каждого сотрудника или коллективном договоре) указываются в графе 6. Доплата за вредные условия труда, которые определяются по проведенной в обязательном порядке специальной оценке условий труда и закрепленные соответствующими нормативными актами, указываются в графе 7 .

Доплаты и надбавки сотрудникам, которые установленными в трудовом договоре или установлены законом отражаются в графе «Надбавки и доплаты» . Это может быть доплата за интенсивность, вредные условия труда, северные коэффициенты и премии. При необходимости можно применять процентное разделение этих коэффициентов.

Сумма заработной платы с учетом всех штатных единиц, окладов и надбавок по всему предприятию указывается в графе 9 . Фактические исходя из итогового значения данной графы определяется общий фонд заработной платы по организации за месяц в целом.

Готовая форма штатного расписания подписывается руководителем отдела кадров, а также главным бухгалтером, ставится печать и после этого форма утверждается соответствующим приказом руководителя. Если документ состоит из нескольких листов, то его сшивают, нумеруют и скрепляют печатью.

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Предлагаем ознакомиться:  Подача искового заявления после отмены судебного приказа. Порядок отмены и образец судебного приказа о взыскании долга или заработной платы

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)
куплено {amp}gt; 8000 книг

Как составить штатное расписание — как заполнить штатное расписание образец

Реквизиты

  • полное наименование организации, должно указываться в полном соответствии с учредительными документами;
  • ОКПО, это 8-значный код организации. Эти данные содержатся в информационном письме органов статистики, которое должно быть на каждом предприятии;
  • номер штатного расписания. Здесь нет четких требований. Можно применять сквозную нумерацию, можно каждый год начинать с цифры 1 и указанием года через дробь, можно любой другой способ нумерации.
  • дата составления. Проставляется фактическая дата составления, она может отличаться от срока введения штатного расписания в действие (например составленное в декабре текущего года штатное расписание вступает в действие с 1 января следующего года);
  • указывается период действия штатного расписания, чаще всего 1 год, и с какой даты оно вступает в силу;
  • в правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания. Поверх грифа «Утверждено», как правило ставится печать организации, хотя это и не закреплено законодательно.

На вопрос, как часто нужно составлять штатное расписание, следует ответить, что расписание оформляется единожды и в дальнейшем корректируется по мере необходимости. Первоначальное ШР составляется, когда предприятие создается и руководство определяется с количеством работников тех или иных должностей и специальностей, необходимых для его функционирования.

При изменении данных ШР необходимо привести в соответствие с ними путем внесения изменений. О том, как это сделать грамотно, читайте в нашей статье Как правильно вносить изменения в штатное расписание?.

Нередко руководители небольших юрлиц задаются вопросом: как заполнить штатное расписание и где посмотреть образец его оформления? В этом разделе мы расскажем, как правильно сделать штатное расписание.

Существует унифицированная форма ШР (форма Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), однако с 01.01.2013, дня вступления в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, применять такую форму необязательно. Можно разработать собственный шаблон.

Проведем анализ образца заполнения штатного расписания на примере утвержденной формы. В ней рекомендуется прописать:

  1. Общие данные:
    • название предприятия;
    • номер и дату оформления, период действия штатного расписания;
    • реквизиты приказа, которым документ утвержден.
    • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
    • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.
  2. Само расписание в табличной форме со следующими столбцами:
    • название структурного подразделения и его код (при наличии);
    • название необходимых специальностей и должностей персонала;
    • количество штатных единиц, причем число может быть как целым (1, 2), так и дробным (0,5 или 0,25), когда присутствие того или иного работника целый рабочий день не требуется;
    • должностной оклад;
    • надбавки (при наличии);
    • размер платежей по каждой должности и всему предприятию (определяется путем сложения оклада и надбавок по каждой должности и умножения на количество штатных единиц).
  3. Подписи:
    • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
    • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.

Штатное расписание, важный локальный документ. Данная статья расскажет, как правильно его составить.

За своевременное составление и утверждение данного документа, несет ответственность директор, но заполнять его может любой человек, который работает в организации и назначен руководителем.

Унифицировать процедуру, поможет бланк Т-3, но компания, предприятие вправе составить свой образец формы, предусмотрев наличие всех необходимых граф или составить, заполнить данный акт правильно не получится.

Порядок подготовки такого акта следующий:

  1. Необходимо заполнить «шапку», где указывается наименование организации, ее код ОКПО. Отдельное правило свидетельствует, что нужно указать общее количество штатных единиц, продолжительность действия данного акта (обычно это год). Прописывается дата утверждения, также необходимо поставить номер документа. Как правильно это сделать? Достаточно прописать любую цифру. Пример: нумерация может выполняться, начиная с цифры 1 с началом нового года, быть «сквозной», то есть вестись без привязки к каким-либо периодам времени. Также сотрудник, обязанный составить данный акт, вправе поставить просто произвольный номер. Кроме того, обязателен и номер приказа директора, которым выполнено утверждение.
  2. Заполнение таблицы. Первые две графы, предназначены для указания названия структурного подразделения, его кода. Интересующимся, как правильно составить, заполнить данный акт, следует знать, что указанные разделы в основном предназначены для больших предприятий, поэтому, если структура организации не подразумевает наличия подразделений, то внесение таких данных не выполняется. В третьей графе указывается должность, причем делать это, необходимо, в соответствии с Классификатором профессий. Далее необходимо заполнить графу 4, где указывается количество штатных единиц на каждой имеющейся должности. В следующей графе прописывается оклад, который будет получать сотрудник. Далее указываются все имеющиеся надбавки, пример, поощрительные премии, за условия работы, прочие. В последней графе, сотрудник, который работает над данным документом, проставляет месячный фонд зарплаты по каждой должности.

Затем происходит утверждение, для чего директор издает приказ, дальше все сотрудники принимаются в организацию, работают на основании нового штатного расписания.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию.

Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности).

Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

  • Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
  • Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца.
  • Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
  • Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

  • кадровая служба;
  • бухгалтерия;
  • юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

  • сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
  • форма приказа об утверждении расписания и изменений;
  • ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
  • сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
  • состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.
Предлагаем ознакомиться:  Как предоставляется штатное расписание в роструд

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом.

В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

  • наименование и номер документа;
  • дата его составления;
  • наименование компании;
  • подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
  • наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

Где можно взять готовую таблицу?

Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:

  1. Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланкаНаименование структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, цех и проч. Важно отразить место каждого подразделения в общей структуре предприятия.
  2. Код структурного подразделения. Присваивается организацией каждому подразделению с учетом организационной структуры.
  3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
    Указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); Важным является полное совпадение этих данных указанным в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника.
  4. Количество штатных единиц. Возможно указание 0,5 или 0,25 единиц, если планируется принятие неполной штатной единицы, например, совместителей. Вакантные должности содержат ожидаемое число сотрудников.
  5. Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Сумма заработной платы в рублях в соответствии с той системой оплаты труда, которая установлена на предприятии. Важно не допустить указания суммы оклада ниже установленного МРОТ.
  6. Надбавка 1.
  7. Надбавка 2.
  8. Надбавка 3.

    Все установленные законом надбавки и принятые на предприятии поощрительные выплаты. Это могут быть фиксированные суммы в рублях или процент надбавки.

  9. Всего, руб. ((гр.5 гр.6 гр.7 гр.8) × гр.4).
    Сумма всех надбавок в рублях, если в графах с 5 по 8 указаны суммы. Для получения общего процента данные в графах с 5 по 8 должны быт в процентах.
  10. Примечание. Записи в виде заметок. Могут быть, а могут отсутствовать.

В строке ИТОГО записываются итоги суммирования показателей по каждой графе.

Подробнее о структуре ШР вы узнаете из нашего материала, а тут рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Оригинал штатного расписания хранится в отделе кадров либо в бухгалтерии, это определяется документооборотом конкретной организации. В любом случае если оригинал находится в отделе кадров, то в бухгалтерии должна быть копия и наоборот.

Согласно пп. «а» ст. 71 разд. 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) штатное расписание хранится в организации постоянно.

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание!Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Штатное расписание организации (форма Т-3). Пример оформления

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

  • Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
  • Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

  • Создание новых отделов или подразделений;
  • Организация новых должностей;
  • Изменение названия имеющихся должностей;
  • Изменение оклада либо ставок работников;
  • Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения — это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Законодательство не устанавливает срок действия штатного расписания, поэтому оно может быть единственным на протяжении всего срока действия предприятия, а все изменения и дополнения будут оформляться отдельными приказами об изменении штатного расписания.

Работодатель сам принимает решение об изменении данных в штатном расписании, в данном случае он не ограничен во времени и количестве изменений. Исключения составляют случаи предусмотренные законом, например, проведение мероприятий по сокращению. В этом случае срок внесения изменения установлен Трудовым Кодексом.

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

  • с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
  • вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
  • сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
  • изменением окладов;
  • переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Изменения можно внести в действующую форму ШР или же просто утвердить новый документ на основании страрого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление, а также сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей, а также о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ .

Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Поэтому дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями не может наступать ранее, чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.05.2018, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.07.2018). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок можно не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ , согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом также необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны изменится, не позднее, чем за два месяца.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Обычно штатное расписание утверждается на год, тем не менее ввиду определенных обстоятельств может возникнуть необходимость во внесении корректив в ранее утвержденную форму. Это производится также на основании приказа руководителя (или уполномоченного на это действие лицом), об вносимых изменениях. Как правило, такая необходимость возникает в результате изменения организационной структуры организации, например, при сокращении персонала или наоборот при расширении, при изменении окладной части, реорганизации и т.д.

Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.

Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.

Важно! Отсутствие на предприятии формы Т-3 контролирующие организации считают нарушением трудового законодательства и находят в этом вопросе поддержку в судах.

О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте здесь.

Можно ли составить самостоятельно?

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Ни одно учреждение или предприятие, независимо от формы его собственности, рода деятельности, подчиненности или уровня бюджетного финансирования не может обойтись без важнейшего организационно-нормативного документа – штатного расписания.

Предлагаем ознакомиться:  Производство муки относится к вредному производству

От правильности его составления и ведения во многом зависит эффективность организационной структуры, правильность распределения должностных обязанностей, контроль за рабочим процессом и финансовая мотивация труда сотрудников.

При необходимости воспроизвести форму утвержденного документа может любой человек, владеющий навыками работы с офисными программами. По имеющемуся образцу формы Т-3 возможно создание электронной таблицы для дальнейшего использования ее в печатной форме.

О том, кто ответственен за составление штатного расписания, читайте здесь, а в этой статье рассказано, как проводится утверждение документа.

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Итоги

Штатное расписание является одним из основных документов предприятия любой формы собственности, содержащим важные документы. Поскольку в документообороте не предусмотрено аналогов данному документу, то ведение штатного расписания является не только обязательным, но и необходимым для оптимальной организации работы предприятия.

Прочитав эту статью вы узнаете как назначить ответственного за пожарную безопасность.

Как составить штатное расписание — как заполнить штатное расписание образец

Штатное расписание

Штатное расписание

Утверждается этот кадровый документ приказом руководителя, составляться он может, например, в начале года, или с начала деятельности организации. Срок действия организация выбирает самостоятельно. Если организация динамично развивается, то имеет смысл составлять каждый год новое штатное расписание и указывать срок его действия – 1 год.

Если в процессе деятельности в штате предприятия возникают какие-то не значительные изменения (меняется количество штатных единиц, меняется оклад у какой-то должностной единицы, меняется наименование должности), то имеет смысл не утверждать новое штатное расписание, а изменить действующее. Для этого руководителем составляется соответствующий приказ, а в действующую форму Т-3 вносятся необходимые изменения. Если же изменения имеют массовый характер в связи, например, с сокращением штата сотрудников, то лучше составить новое штатное расписание.

Составление данного документа возлагается на сотрудников кадровой службы, а при отсутствии таковых на сотрудников бухгалтерии.

Сам бланк формы Т-3 заполняется достаточно просто: нужно оформить шапку и таблицу с должностями.

Суммарная зарплата для каждой должностной единицы умножается на количество этих единиц, полученная величина будет отражать месячный бюджет для сотрудников данной должности. Далее складываются месячные величины заработных плат всех должностей, и получается месячный бюджет для всего штата организации.

После того, как форма Т-3 заполнена, она передается на утверждение руководителю, который ставит отметку о своем утверждении вверху бланка.

Форма Т-3. Штатное расписание организации Сборник-справочник всех кадровых документов
(бланки и документы в формате word)
куплено {amp}gt; 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Форма Т-3. Штатное расписание организации Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено {amp}gt; 2000 практических курсов

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Разрешено ли добавлять и убирать графы?

Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20 разрешается корректировать унифицированных форм путем изменения ширины колонок или добавления новых реквизитов. Индивидуальные для каждой организации данные, которыми предполагается дополнить форму Т-3, необходимо внести в форму распорядительным документов этой организации. Форму новому документу организация может выбрать самостоятельно с учетом особенностей и удобства работы с документами, принятыми на предприятии.

Обратите внимание: Сокращать данные нельзя!

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Штатное расписание: образец заполнения формы т-3 пример бланка

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 . Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

  • структурные подразделения;
  • должности;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • должностные оклады;
  • месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица.

Заключение

Выбор способа получения печатной версии утвержденной или модифицированной формы бланка штатного расписания остается за исполнителем. Закон позволяет каждому самостоятельно выбирать размер документа, его внешний вид. Обязательным остается содержание локального акта: увеличить объем согласованных данных можно, сокращение не допускается.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас (это быстро и бесплатно):

просто кликните для звонка

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector