Служебное задание на командировку срок хранения

II.Функциональные обязанности работника

В этом разделе определяется предмет
ведения или участок работы, закрепленный
за работником, перечень видов работ, из
которых складывается выполнение
возложенных функций.

В качестве основы для разработки данного
раздела берутся квалификационные
характеристики, а именно из раздел
«Должностные обязанности». Из положения
«увязываются» с основными задачами и
функциями структурного подразделения,
в состав которого входит работник. При
этом важно разграничить работу между
сотрудниками подразделения, особенно
тщательно это должно быть сделано по
должностям, близким по содержанию труда.

При составлении данного раздела
необходимо также использовать
утвержден­ные положения о структурных
подразделениях, с тем чтобы все функции,
возложенные на то или иное подразделение,
были реализованы через должностные
обязанности ра­ботников.

  1. Работник обязуется:

  1. Добросовестно исполнять свои трудовые
    обязанности, воз­ложенные на него
    настоящим трудовым договором.

  2. Соблюдать Правила внутреннего трудового
    распорядка орга­низации, трудовую
    дисциплину, выполнять установленные
    нормы тру­да, соблюдать требования
    по охране труда и обеспечению безопасно­сти
    труда.

  3. Бережно относиться к имуществу
    Работодателя и других ра­ботников,
    принимать все меры по предотвращению
    кражи, поврежде­ния или порчи имущества
    Работодателя. Незамедлительно сообщать
    Работодателю либо непосредственному
    руководителю о возникнове­нии
    ситуации, представляющей угрозу жизни
    и здоровью людей, со­хранности
    имущества Работодателя.

Работник несет ответственность за
ущерб, причиненный Работо­дателю, в
соответствии с законодательством
Российской Федерации.

  1. Работать исключительно в интересах
    Работодателя, способ­ствовать
    продвижению авторитета и расширению
    контактов Работо­дателя.

  2. Не допускать использования служебного
    положения и рабо­чего времени в личных
    целях.

  3. Постоянно совершенствовать (повышать)
    свой профессио­нальный уровень:
    осваивать новые методы работы,
    периодически про­ходить аттестацию
    и курсы повышения квалификации.

  1. Основные трудовые (должностные)
    обязанности Работника определяются
    настоящим договором и должностной
    инструкцией.

  2. Работник имеет право:

  1. На заключение, изменение и расторжение
    настоящего трудового договора в порядке
    и на условиях, которые установлены
    Трудо­вым кодексом РФ и иными
    федеральными законами.

  2. На предоставление ему работы, обусловленной
    настоящим трудовым договором.

  3. На рабочее место, соответствующее
    условиям, предусмотрен­ным
    государственными стандартами организации
    и безопасности тру­да, а также
    коллективным договором.

  4. На своевременную и в полном объеме
    выплату заработной платы в соответствии
    со своей квалификацией, сложностью
    труда, количеством и качеством выполненной
    работы.

  5. На отдых, обеспечиваемый установлением
    нормальной про­должительности
    рабочего времени, предоставление
    еженедельных выходных дней, нерабочих
    праздничных дней, оплачиваемых ежегод­ных
    отпусков.

  6. На полную достоверную информацию об
    условиях труда и требованиях охраны
    труда на рабочем месте.

  7. На защиту своих трудовых прав, свобод
    и законных интере­сов всеми не
    запрещенными законом способами.

  8. На возмещение вреда, причиненного ему
    в связи с исполне­нием им трудовых
    обязанностей, и компенсацию морального
    вреда в порядке, установленном Трудовым
    кодексом РФ и иными федераль­ными
    законами.

  9. На обязательное социальное страхование.

  1. Исполнитель обязан выполнить работу
    лично, оказав услуги с надлежащим
    качеством, в полном объеме и в срок,
    указанный в п.1.4 настоящего договора.

  2. Заказчик обязан оплатить работу по
    цене, указанной в п. 1.3 настоящего
    договора

  3. Заказчик имеет право в любое время
    проверить ход и качество работы,
    выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь
    в его деятельность

  4. Заказчик имеет право отказаться от
    исполнения договора в любое время до
    подписания акта, уплатив исполнителю
    часть установленной цены пропорционально
    части оказанных услуг, выполненной до
    получения извещения об отказе Заказчика
    от исполнения договора

Какие финансовые документы приложить к отчёту

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

  • на проезд в командировку в обе стороны;
  • на аренду жилья в командировке;
  • суточные;
  • другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

  • 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
  • 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами. 

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

Служебное задание на командировку срок хранения

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

  • маршрутной квитанции электронного билета;
  • багажной квитанции;
  • посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

Служебное задание на командировку срок хранения

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

  1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
  2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке».

Всех работников, которых компания отправляет в командировки, необходимо регистрировать в специальном журнале. Он утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы». Вернемся к условиям примера и заполним журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия).

Отдельный журнал нужно завести для регистрации работников, которые прибыли в командировку из других организаций. Его форма приведена в том же приказе Минздравсоцразвития России. В журнале прибытия содержится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован;
  • наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение;
  • дата прибытия и дата выбытия.

Как правило, журналы выбытия и прибытия ведет конкретный работник кадровой службы. Такого сотрудника назначает работодатель (или уполномоченное им лицо) своим приказом (распоряжением). Тот же работник должен отвечать и за внесение отметок в командировочные удостоверения (п. 5 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы).

Хранят журналы в течение пяти лет со дня их оформления.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Служебное задание на командировку срок хранения

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Предлагаем ознакомиться:  Алименты отцу в старости

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять — нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Служебное задание на командировку срок хранения

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте — объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Служебное задание на командировку срок хранения

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.
Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.

Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

1. Предмет договора

  1. Работник обязуется выполнять работу
    по должности (указать должность) с
    подчинением внутрен­нему трудовому
    распорядку, а Работодатель обязуется
    обеспечивать Работнику необходимые
    условия работы, своевременную выплату
    за­работной платы, а также исполнять
    иные обязанности, предусмотрен­ные
    действующим законодательством Российской
    Федерации о труде и настоящим Договором.

  2. Настоящий договор заключен с «_»___200_г.
    сроком на___(неопределенный срок).

  3. Работнику (не) устанавливается
    испытательный срок продол­жительностью
    __мес. с целью проверки соответствия
    вышеуказан­ной должности.

  4. Работа у Работодателя является основной
    (по совместительству).

1. 1. Исполнитель обязуется по заданию
Заказчика оказать услуги, указанные в
п. 1.2. настоящего договора, а Заказчик
обязуется оплатить эти услуги.

1. …

Служебное задание на командировку срок хранения

2. …

1.3. Стоимость оказываемых услуг составляет:
………

1.4. Срок действия договора с
«_____»__________200___г по «_____»_____________200___г

1.5. Услуги считаются оказанными после
подписания акта приема-сдачи услуг
заказчиком.

4. Оплата

    1. Режим работы — пятидневная рабочая
      неделя с 9.00 до 18.15, предвыходные и
      предпраздничные дни с 9.00 до 17.00, с
      ненормиро­ванным рабочим днем.

    2. Продолжительность рабочего времени
      определяется в соответствии с
      законодательством Российской Федерации.

    3. Работнику устанавливается заработная
      плата в размере___руб. в месяц. Заработная
      плата выплачивается работнику 2 раза
      в месяц, не позднее 5-го и 25-го числа
      каждого месяца.

    4. Работодатель в соответствии с
      законодательством Российской Федерации
      удерживает подоходный налог и иные
      обязательные пла­тежи из заработной
      платы и иных доходов Работника,
      получаемых в организации.

Бланк формы т-10а

Документ фактически включает два раздела: поручения начальника и отчет о результатах исполнения. С 2015 года его применение прекратило носить обязательный характер: составлять его нужно в том случае, когда данная процедура установлена локальным нормативным актом учреждения.

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

  1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
  2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

В бланке служебного задания указываются персональные данные работника, которого направляют в командировку. Указывается структурное подразделение, где он работает, а также занимая должность. Указывается пункт назначения, где ему предстоит провести командировку. В форме также есть специальные графы для обозначения срока командировки.

Заполненный документ пописывается руководителем производственного структурного подразделения, отправляющего работника в командировку. Данная форма является унифицированной. С одной стороны она конкретизирует задание, данное работнику, а с другой регистрирует основные результаты выполнения задания в специальной графе. Информация по результатам командировки заполняется самим работником по возвращении из командировки.

Служебное задание, оформленное по форме Т-10а, в обязательном порядке полежит утверждению руководителем предприятия.

Существующая форма Т-10а интуитивно понятна для заполнения, так как содержит общепринятые графы, имеющиеся в других документах,

предназначенных для командируемых лиц, как например, командировочное удостоверение и авансовый отчет. Обычно никаких сложностей в процессе ее заполнения не возникает. В противном случае, ответственное лицо всегда готово дать необходимую консультацию.

В документ вписывается полное наименование предприятия, направляющего работника в поездку и его реквизиты.

В служебном задании обязательно должен быть номер и дата составления. Персональные данные командируемого лица сверяются с данными в документе, удостоверяющего его личность.

В соответствующих графах указываются даты начала и окончания командировки.

В обязательном порядке указывается наименование организации, в которую направляется лицо.

В документе кратко описывается цель командировки.

Руководитель структурного подразделения или другое ответственное лицо удостоверяют документ своей подписью.

Печать на данном документе не ставится по вышеуказанным причинам.

Какие сведения включаются в служебное задание?

Как уже говорилось выше, служебное задание включает в себя достаточно много сведений. Рассмотрим их полный перечень более подробно:

  1. Данные работника – ФИО, наименование компании, должность;
  2. Дату прибытия и убытия;
  3. Поставленные задачи;
  4. Графу отчетности о выполнении работы;
  5. Реквизиты компании визитера и многое другое.

Также особое внимание следует обратить на правильность его заполнения – ошибки, помарки и неточности недопустимы.

6. Конфиденциальность (коммерческая тайна).

        1. Работник обязуется в течение срока
          действия настоящего Догово­ра и
          после его прекращения в течение трех
          лет соблюдать конфиденци­альность
          коммерческой информации (коммерческую
          тайну), полученной работником у
          Работодателя, и не сообщать коммерческую
          информацию третьим лицам без письменного
          разрешения Работодателя.

Под коммерческой информацией Стороны
понимают конфиден­циальную информацию
и торговые секреты, относящиеся или
возни­кающие из деятельности
Работодателя, включая, но не ограничиваясь
информацией, относящейся клюбым
алгоритмам, изобретениям, про­цессам,
формулам, планам, устройствам, сбору
информации, техни­ческим данным,
спискам почтовых отправлений, методов
распреде­ления, наименованиям
поставщиков и потребителей (покупателей),
отношениям с поставщиками и потребителями
(покупателями) и ры­ночной стратегии.

        1. В случае прекращения трудовых отношений
          Работник в послед­ний день работы
          обязан передать Работодателю все
          имеющиеся у него документы, копии
          документов, записи или другие носители
          инфор­мации, которые содержат
          коммерческую информацию или относятся
          к деятельности Работодателя.

        2. В случае неисполнения Работником
          обязанности соблюдать кон­фиденциальность
          коммерческой информации (коммерческую
          тайну), Работник обязан возместить
          Работодателю причиненные этим убытки.

        3. Работник обязуется не сообщать третьим
          лицам информацию о размере получаемой
          им заработной платы, за исключением
          случаев, прямо установленных действующим
          законодательством или в связи с
          уплатой налогов и иных обязательных
          платежей.

Образец задания на командировку

Стоит отметить два момента:

  1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
  2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Предлагаем ознакомиться:  Трудовой договор: испытательный срок

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Служебное задание на командировку срок хранения

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

Служебное задание на командировку срок хранения

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Вот так выглядит образец заполнения служебного задания для направления в командировку, по возвращению из которой наступает второй этап заполнения.

После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.

Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.

Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.

Образец заполнения служебного задания для направления в командировку.

Особенности оформления

При направлении в командировку нужно оформить:

  • служебное задание (форма № Т-10а);
  • приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:

  • информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
  • место командировки (государство, город и название компании);
  • срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
  • наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
  • основание для командирования.

На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.

Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.

ЗАО «Актив» (г. Брянск) в декабре 2011 года направило менеджера отдела продаж Кошелеву Ю.А. в служебную командировку для проведения переговоров и заключения договора о продаже партии готовой продукции ООО «Пассив» (г. Москва). Срок командировки – 5 рабочих дней.

Во время командировки Кошелева Ю.А. подписала с ООО «Пассив» договор № 111-КП/2011. Служебное задание о направлении будет заполнено следующим образом:

Заполненное служебное задание (разумеется, без информации о выполнении задания) передается в кадровую службу, и кадровик проверяет правильность заполнения документа.

Служебное задание необходимо хранить в архиве не менее пяти лет, а при долгосрочных служебных командировках – 10 лет (п. 669 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Понятие «долгосрочная командировка» ни в одном нормативном акте не закреплено.

Вместе с тем если работник отправляется в командировку на срок более месяца, то налоговая инспекция может поставить вопрос об образовании по месту командирования стационарного рабочего места (ст. 11 НК РФ). Для определения долгосрочности командировки можно также обратиться к инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62. Пункт 4 документа устанавливает, что срок командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Несмотря на то, что эта норма уже не действует (противоречит п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки), ее все же можно использовать для определения длительности командировки.

Таким образом, долгосрочной точно следует считать командировку продолжительностью более 40 дней. Для подстраховки в течение 10 лет лучше хранить задание на командировку, срок которой превышает месяц.

На основе служебного задания кадровая служба готовит приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Для приказа (распоряжения) о направлении в командировку предусмотрены две формы: № Т-9 и Т-9а. Первую используют при командировании одного работника, вторую – при командировании нескольких.

В документе следует отразить:

  • информацию о сотруднике (фамилию, имя, отчество, профессию (должность));
  • название структурного подразделения, где он работает;
  • цель, время и место командировки;
  • источник оплаты командировочных расходов (за счет фирмы, направившей сотрудника в командировку, или за счет принимающей стороны).

Служебное задание на командировку срок хранения

Подписывает приказ руководитель фирмы. Командируемые сотрудники должны ознакомиться с документом и расписаться в нем.

Приказ оформляют в одном экземпляре. Его, так же как и служебное задание, хранят не менее пяти лет.

Вернемся к нашему примеру и на основании его данных приведем заполненную форму № Т-9.

Помимо приказа (распоряжения) о направлении в командировку кадровая служба должна оформить командировочное удостоверение (форма № Т-10). Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время убытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.

Вернемся к нашему примеру и на основании содержащихся в нем данных приведем заполненную форму № Т-10.

Служебное задание на командировку срок хранения

Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из компаний, в которые он командирован (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Командировочное удостоверение не оформляется в следующих случаях:

  • если сотрудник отправляется в загранкомандировку. В такой ситуации срок пребывания работника в командировке можно установить по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют командировки в те страны СНГ, при пересечении границ которых такие отметки не делаются (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
  • если работник должен вернуться из командировки в место постоянной работы в тот же день (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»).

Хранятся командировочные удостоверения в течение пяти лет после возвращения из командировки, а при командировании в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностей – в течение 75 лет (п. 668 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

  • полное наименование предприятия;
  • номер документа, дату составления;
  • персональные данные работника, занимаемую должность;
  • место выполнения служебного задания в командировке;
  • срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
  • цель пребывания в командировке;
  • отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
  • учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Предлагаем ознакомиться:  Штраф за езду без номеров , за отсутствие одного номера

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды».

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

Служебное задание на командировку срок хранения

Нельзя допускать ошибки в заполнении.

Оформляется командировочное задание по установленной форме № Т-10а, которая была утверждена еще в 2004 году постановлением Госдумы. Но наряду с данной формой работодатель может утвердить и форму организации, если требуется внесение каких-либо других сведений и так далее.

Заполняется служебное задание руководителем организации. Кроме того, им же и утверждается. Синяя печать организации и подпись начальника в документе обязательна – без них он не действителен.

Поочередно заполняется каждая графа документа – точно и аккуратно. Если в документе допущены помарки, следует взять новый бланк и заполнить его. Не допускается внесение исправлений и помарок в документ.

Заполнять документ можно как на компьютере, так и вручную. При последнем способе, следует использовать только два вида чернил – черные, либо синие.

Многие работники задаются вопросом – а обязательно ли составление служебного задания, например, при поездке в небольшую командировку? Ведь сотрудник и так знает, зачем едет. Рассмотрим этот вопрос более подробно.

3. Заключительные положения

  1. Стороны вправе в любое время вносить
    изменения и дополнения в настоящий
    договор в письменной форме в виде
    дополнительного соглашения, подписанного
    обеими сторонами

  2. Стороны несут ответственность за
    невыполнения условий договора в
    соответствии с законодательством РФ.

Заказчик

Юридический адрес:…

должность

расшифровка подписи подпись М. П.

Исполнитель

Адрес по регистрации:…

Паспорт ___№___

Дата выдачи «___»___года

расшифровка подписи подпись

Обязательно ли командировочное задание?

Оформлять задание не обязательно.

Служебное задание на командировку срок хранения

В соответствии с ПП №749 служебное задание не обязательно в командировке любого типа.

Но вместе с тем, оформление этого документа может решить сразу несколько проблем и предупредить недопонимания между работником и работодателем. Правильно и точно составленное задание позволяет:

  • четко понимать задачи командировки;
  • последовательно и поэтапно выполнять все запланированное, без риска упустить что-то из вида;
  • дает возможность уже в командировке начать заполнять отчет о выполненных работах;
  • гарантирует работодателю выполнение всех поставленных задач;
  • позволяет не искать дополнительных документов и разрешений для подтверждения командировки принимающей стороне и так далее.

Но вместе с тем, если есть выбор оформлять служебное задание на командировку или нет, всегда стоит сказать да.

Таким способом можно уберечь и компанию и сотрудника от многих проблем. К тому же, заполнение бланка и его утверждение не займет много времени.

Из этого видео вы узнаете о документальном оформлении служебной командировки.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Акт приема-сдачи оказанных услуг

г. ___________

«_____»_____________200___г

Настоящий акт составлен организацией
(наименование организации), именуемой
в дальнейшем «Заказчик» в лице
руководителя (Фамилия, Имя, Отчество),
действующего на основании (Устава,
Положения и т.п.) и гражданином (Фамилия,
имя, отчество) именуемым в дальнейшем
«Исполнитель». Стороны свидетельствуют
о том, что:

    1. Исполнитель оказал Заказчику услуги,
      предусмотренные п.1.2 указанного
      договора.

    2. Услуги были оказаны исполнителем
      качественно, в предусмотренных договором
      объеме и в установленные договором
      сроки.

Стоимость услуг, оказанных за период с
«_____»__________200___г по «_____»_____________200___г
составляет (указать сумму цифрами и
прописью).

Заказчик________________

подпись

Исполнитель________________

подпись

Служебное задание на командировку срок хранения

К оплате_______(указать сумму цифрами и
прописью).

Бухгалтер_______

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА-ПРЕТЕНЗИИ

Руководителю________________________________

____________________________________________

(полное
наименование организации, полный
адрес)

от__________________________________________

(Ф.И.О.)

____________________________________________

(домашний
адрес)

«____»__________200___года я предоставил Вам
автомобиль марки__________
(государственный №_____________, номер
двигателя________, номер кузова________, номер
шасси__________) дляпроведения
ремонта, тем самым заключил с Вашей
организацией договор подряда на ремонтные
работы.

Подтверждением заключения договора
является квитанция № ____ от «__»_____ 200__
года.

В соответствии с условиями
договора, я оплатил стоимость работ
(____________рублей) за
качественное исполнение Вами принятых
на себя обязательств. Ваша организация
обязалась отремонтировать____________________

Служебное задание на командировку срок хранения

(подробно
указать, какие узлы и детали по договору
должна
была
заменить, какие отремонтировать)

Однако в момент получения автомобиля
я обнаружил, что ремонт произведен
некачественно:___________________________________________________________

(перечислите
все неполадки и другие факты неисполнения
обязательств по договору)

В соответствии со статьей 4 Закона РФ
«О защите прав потребителей», исполнитель
обязан выполнить работу качественно.
Однако Ваша организация этого не сделала.

В соответствии со ст. 30 указанного
Закона, потребитель при обнаружении
недостатков в выпол­ненной работе
вправе по своему выбору
потребовать______________________________________________________________

(указать позицию
ст.30 Закона РФ «О защите прав потребителей»)

На основании изложенного требую:
безвозмездно устранить недостатки в
выполненной работе в течение 14 дней
(или указать другую позицию статьи 30
Закона).

В случае неудовлетворения претензии я
буду вынужден обратиться в народный
суд. В этом случае, выдвинув перечисленные
требования, я также буду просить суд
взыскать с Вашей орга­низации моральный
вред, который Вы нанесли мне незаконными
действиями (статья 13 Закона), и штраф в
доход государства за несоблюдение
добровольного порядка удовлетворения
требований потребителя в размере цены
моего иска (статья 11, пункт 6 Закона).

Ответ на претензию прошу дать в __-дневный
срок.

«_____»___________________200___ г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендациипоиспользованиюотдельных, наиболеечастоупотребляемыхсловиустойчивых словосочетаний,
используемыхприподготовке служебныхдокументов

1. Синтаксические конструкции, используемые
для изложения мотивов, объяснения причин
для принятия тех или иных действий.

В порядке оказания помощи прошу вас…

Служебное задание на командировку срок хранения

В целях обмена опытом направляю в ваш
адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

Служебное задание на командировку срок хранения

В соответствии с ранее достигнутой
договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает
иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа.

Несмотря на предпринятые нами
(организацией) усилия, ваше
указание
остается невыполненным в связи с…

Служебное задание на командировку срок хранения

К сожалению, удовлетворить вашу просьбу
не представляется
возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено
к установленному
сроку по следующим
причинам…

Мы не можем предоставить интересующую
вас информацию,
так как…

Организация не располагает возможностью
для выполнения дан­
ной задачи из-за
отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения.

Напоминаем вам, что через такое-то время
срок соглашения
истекает…

Организация уведомляет вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить
вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право
в одностороннем порядке
приостановить
действие договора о…

Взятые на себя организацией гарантийные
обязательства утра­чивают свою силу
с…

4.Устойчивые распорядительные обороты.

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Контроль за исполнением настоящей
директивы возложить на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности
для…

5.Формулировки для выражения просьб.

Прошу вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в…
настоятельно прошу вас…

Убедительно прошу вас решить вопрос
о…

В рамках предварительной договоренности
с представителем
вашей организации
прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита
по… прошу изыскать для
нужд организации…

Служебное задание на командировку срок хранения

6. Формулировки для подчеркивания особой
важности сведений
(отдельных фактов).

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес
нарочным…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации
обеспечена…

Содержание проекта оперативно
корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Служебное задание на командировку срок хранения

Спланированы мероприятия…

В кратчайшие сроки организуется…

Установлен повседневный жесткий контроль
за…

наименее сложный…

наиболее важный

наилучший эффект

наихудший результата

оказать помощь

произвести проверку

руководство считает возможных

организация не возражает

срочно сообщите

немедленно устраните

обеспечьте выполнение…

создайте необходимые условия…

доложите предложения по…

оптимальное решение…

вероятные сроки…

подтвердите получение…

сообщите данные…

Служебное задание на командировку срок хранения

направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке…

решите самостоятельно…

8. Формулировки для уведомления.

Ставим вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю вам…

Довожу до вашего сведения, что…

Докладываю о…

9. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить),
решить (разрешить),
обязать, обратить (внимание на…),
завершить, прекратить, направить
(отправить), ввести (в эксплуатацию),
осущест­вить (реализовать), спланировать
(скоординировать), создать, воспол­нить
(пополнить), организовать, обеспечить,
сообщить (доложить), представить
(предоставить), уточнить, установить,
устранить, выявить, (выяснить).

10. Наиболее часто употребляемые
прилагательные: срочный (опе­ративный),
второстепенный, перспективный, важный,
главный (основ­ной), серьезный
(существенный), ведущий, плановый,
дополнитель­ный, полный, недостаточный,
заключительный, промежуточный, общий,
конкретный, высший, первичный, лучший,
худший, надежный.

1до 2000 года применялся формат даты, в
котором год указывался в виде двух
последних цифр, например, 03.11.98. Новый
порядок написания даты был введен
Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность
такого нововведения очевидна. Дата
типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность
в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли
2000.

Вдобавок ко всему некоторые
компьютерные программы могут
интерпретировать дату с годом, указанным
двумя цифрами, именно как дату 19** года.
Поскольку еще долго в ходу будут
документы с сокращенной формой написания
даты. Можно без труда определить, что
это документы, относящиеся к прошлому
веку.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector