Правила оформления делового письма

Получение писем

  1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов;
  2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;
  3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 — 3) минуты;
  4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
  5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поле «Тема»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

  1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
  2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
  3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Как правильно написать деловое письмо

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

Распоряжение

00.00.0000№00

Место
издания

Заголовок
начинается с предлога «О…»

Текст
документа начинается с констатирующей
части (излагается цель или причина
издания распоряжения). Констатирующая
часть зачастую отсутствует.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Распорядительная
часть начинается словом

1.
Распорядительные пункты строятся по
схеме: исполнитель — действие — срок.

Контроль
выполнения распоряжения возложить на
(приводятся наименование структурного
подразделения или должности — инициалы,
фамилия).

Должность
лица,

подписавшего
документ (подпись) И. О. Фамилия

Гриф
согласования или визы

Исполнитель
(И. О. Фамилия)

Телефон Идентификатор

электронной
копии

Правила оформления делового письма

В
дело 00-00 (подпись, дата) документа

(может
отсутствовать)

Рисунок
Д3 – Структура документа «Распоряжение»

https://www.youtube.com/watch?v=upload

РЕМОНТНО-МЕХАНИЧЕСКИЙ
ЗАВОД

КРМЗ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

23.06.2006
№ 39

г.
Красноярск

Об
использовании в 2007 г.

целевого
фонда амортизационных

отчислений

С
целью планомерного использования в
2007 году це­левого фонда амортизационных
отчислений и в соответ­ствии со ст.
13 «Положения о государственных
предприя­тиях»

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

1.
Начальника планового отдела Антонову
Ю. П. по согласованию с гл. бухгалтером
завода Белявкиной Н. И. представить до
30.10.2006 г. обоснованные данные о переходящих
на 2007 год остатках и о размере целевого
фонда амортизационных отчислений,
образуемых по плану завода на 2006 год.

2.
Главного инженера завода Либенсон Б.
И. представить согласованные с начальниками
цехов и отделов предложения о проведении
в 2007 году капитального ремонта зданий
и сооружений за счет фонда амортизационных
отчислений.

3.
Контроль исполнения настоящего
распоряжения возлагаю на заместителя
директора по хозяйственной части
Абдулаева С. И..

Директор Плутников
А.
Ф. Плутников

Рисунок
Д 4 – Образец распоряжения

Положение об отделе управления персоналом банка

УТВЕРЖДАЮ

Председатель
правления

(подпись)
И. О. Фамилия

Правила оформления делового письма

00.00.0000

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Текст

(структура
текста представлена ниже)

  1. Общие
    положения.

  2. Основные
    задачи отдела.

  3. Функции
    отдела.

  4. Правила
    и обязанности.

  5. Ответственность.

  6. Взаимоотношения.
    Связи.

  7. Организация
    работы.

  8. Оценка
    работы.

Руководитель
отдела (подпись) И. О. Фамилия

Визы
согласования: должности, подписи, даты

С
Положением ознакомлены: подписи, даты

Рисунок
Е 2 – Структура документа

«Положение
об отделе управления персоналом банка»

НАИМЕНОВАНИЕ
ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель
организации

(подпись)
И. О. Фамилия

00.00.0000

Правовой
основой охраны внутренних секретов
органи­заций является Федеральный
закон от 29 июня 2004 г. «О коммерческой
тайне» № 98-ФЗ.

Под
коммерческой тайной понимают
организацион­ную, финансово-экономическую,
научно-техническую и иную используемую
в организации информацию, облада­ющую
реальной или потенциальной ценностью
для сто­ронних лиц, заинтересованных
в ее получении, но не име­ющих законных
оснований для свободного ознакомления
с нею.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Гриф
доступа к документации (в том числе
электрон­ной), содержащей коммерческую
тайну, ставится на всех экземплярах
документов, их черновиках и копиях.

Как правильно написать деловое письмо

Все
документы, обращающиеся в организациях,
мож­но классифицировать по следующим
признакам: видам деятельности,
наименованию, способу фиксации информации,
месту составления, степени сложности,
степени гласности (секретности), срокам
исполнения, юридиче­ской силе, стадиям
создания, происхождению, срокам хранения,
степени обязательности, степени
унификации и характеру содержания.

По
видам
деятельности(или
назначению) документы подразделяются
на научно-технические, конструкторские,
технологические, проектно-сметные,
нормативные, орга­низационно-распорядительные,
по личному составу, учеб­но-методические,
плановые, финансово-расчетные,
от­четно-статистические, по бухгалтерскому
учету, торговле, ценообразованию,
изобретениям и открытиям, социаль­ному
обеспечению и др.

По
наименованиюсуществует
множество разновиднос­тей документов.
Приведем лишь некоторые: научные от­четы,
чертежи, схемы, графики, технологические
и другие карты, приказы, распоряжения,
указания, планы и отче­ты, акты,
протоколы, договоры, уставы, инструкции,
справки, докладные, объяснительные
записки, служебные письма, факсы,
телеграммы, анкеты и т. д.

По
способуфиксации
информациидокументы
бывают: письменные (рукописные,
машинописные, типографские, подготовленные
на множительных аппаратах, электрон­ные),
графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По
месту
составлениядокументы
подразделяются на документы, используемые
для решения внешних и внут­ренних
вопросов. Внешняя документация, в свою
очередь, делится на входящую и исходящую
корреспонденцию.

По
степенисложностидокументы
классифицируют на простые и сложные
(многоаспектные). Простые — это документы,
в которых рассматривается один вопрос,
в сложных — несколько вопросов.

По
степени
гласностиразличают
документы открытые (несекретные) и
документы с ограниченным доступом
(со­вершенно секретные, секретные,
документы для служебно­го пользования,
с грифом «конфиденциально», «лично»).

По
юридическойсиледокументы
подразделяют на под­линные и подложные.
Подлинные документы в отличие от
подложных бывают действительные и
недействитель­ные. Недействительным
документ становится в результа­те
истечения срока действия или отмены
его другим доку­ментом.

По
срокам
исполнениядокументы
классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроком
исполнения, установленным соответствующими
правовыми актами, резолюцией руководителя,
а также телеграммы и другие документы
с грифом «срочно».

По
стадиям
подготовкидокументы
подразделяются на черновики и подлинники
(оригиналы). Подлинник — единственный
экземпляр документа, оформленный и
под­писанный с черновика в соответствии
с установленными требованиями.

С
подлинника могут быть изготовлены
копии, выпис­ки из документа и дубликат
подлинника.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Копия
— идентичное, заверенное должностным
лицом воспроизведение подлинника.
Выписка из документа — заверенная часть
текста подлинника. Дубликат — второй
экземпляр заверенного документа,
имеющего одинаковую силу с подлинником.

По
происхождениюдокументы
классифицируют на слу­жебные (деловые),
подготовленные на предприятиях, в
организациях, и личные письма граждан
с изложением жалоб, предложений, просьб.

По
срокамхранениядокументы
делятся на документы постоянного и
документы временного хранения. Доку­менты
временного хранения, в свою очередь,
подразделя­ются на документы со сроком
хранения до 10 лет и свы­ше 10 лет.

По
степени
обязательностидокументы
бывают инфор­мационные, содержащие
сведения и факты о производ­ственной
и иной деятельности организаций, и
директив­ные — обязательные для
исполнения, носящие характер юридической
или технической нормы.

По
степени
унификацииразличают
документы индиви­дуальные, типовые,
трафаретные, примерные (образцо­вые)
и унифицированные в виде анкеты или
таблицы.

Индивидуальные
документыпо
содержанию являются специфическими,
носящими характер разового докумен­та,
излагаемого деловым языком.

Типовымиявляются
документы, рассчитанные на изло­жение
однородных процессов и явлений: типовой
техно­логический процесс, типовые
правила внутреннего распо­рядка и т.
п.

Трафаретные
документыимеют
заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончатель­ном
оформлении документа в зависимости от
конкретной ситуации.

Анкета
— способ
представления унифицированного документа
или текста, при котором постоянная
информа­ция располагается в левой
части листа, строками друг под другом,
а переменная вносится в документ в
процессе его составления в правую часть
листа. Анкета рекомендуется для
использования в тех случаях, когда
характеризуется один объект по ряду
параметров.

Таблица—
форма подачи материала, когда постоянная
информация размещается в заголовках
граф и боковике (заголовки строк), а
переменная (в цифровом или словес­ном
выражении) — на пересечении соответствующих
граф и строк.

Примерные
документы(образцы)
носят ориентировоч­ный характер и
используются для составления и оформ­ления
документов по аналогии.

В
хозяйственной деятельности организаций
использу­ются разнообразные документы,
оформляющие взаимоот­ношения сторон,
вступающих в деловое сотрудничество.
Это, в частности, договоры (поставки,
выполнения работ или услуг, аренды и
др.), трудовые соглашения и т. п.

По
характеру
содержаниядокументы
бывают первич­ные и вторичные. Первичный
документ содержит исход­ную информацию,
которая суммируется, обобщается во
вторичных документах.

Написание ответа

  1. Начните с приветствия, это вежливо.
  2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
  3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
  4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
    • Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
    • Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
    • Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
  5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
  6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.
  7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
  8. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
  9. Цитируйте текст оригинального письма.
  10. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
  11. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Предлагаем ознакомиться:  Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации

Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу.

Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.

В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.

Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо («На Ваше письмо от_______№__…»).

Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

К началу

Должностная инструкция

(наименование
должности и структурного подразделения
организации по
штатному расписанию)

ТЕКСТ

  1. Общие
    положения.

  2. Функции.

  3. Должностные
    обязанности.

  4. Права.

  5. Ответственность.

  6. Взаимоотношения
    (связи по должности).

  7. Квалификационные
    требования.

  8. Оценка
    работы.

Как правильно написать деловое письмо

Руководитель

подразделения
(подпись) И.
О. Фамилия

Виза
согласования

юрисконсульта
(подпись) И.
О. Фамилия

Инструкцию

получил: (подпись)
И. О. Фамилия

00.00.0000

Рисунок
Е 2 – Структура документа «Должностная
инструкция»

Вложения

  1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
  2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
  3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

26 — Отметка о заверении копии

Верно

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Секретарь-референт Личная
подпись
М. В. Колосков

07.06.2007

Допускается
заверение копии документа печатью,
определяемой по усмотрению организации.

Электронная подпись

  1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
  2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
  3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

  • экономия Вашего времени и времени адресата;
  • гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
  • получение вразумительного, четкого ответа.

Как правильно написать деловое письмо

Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении,
или, при отсутствии такого документа,
краткие сведения об исполнении; слова
«В дело»; номер дела, в котором будет
храниться документ.

Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором
исполнен документ.

29 —
Отметка
о поступлении документа в организацию

Как правильно написать деловое письмо

Отметка
о поступлении документа в организацию
содержит порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости
— часы и минуты).

Допускается
отметку о поступлении документа в
орга­низацию проставлять в виде
штампа.

    В соответствии с протоколом…
  • В целях усиления охраны имущества…
  • В ответ на Вашу просьбу…
  • В подтверждение нашего телефонного разговора…
  • В подтверждение нашей договоренности…
  • В порядке оказания технической помощи…
  • В связи с тяжелым положением…
  • В связи с проведением совместных работ…
  • В соответствии с письмом заказчика…

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ». Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

  • начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
  • навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»
  • побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно», «в более короткие сроки». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»
  • намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить…».

Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:

  • отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;
  • оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.

К началу

Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление.

  1. БланкДеловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:
    • название организации;
    • физический адрес организации;
    • телефон и факс;
    • web-сайт и e-mail.

    Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

  2. ПоляДеловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
  3. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.Пример:Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008
  4. Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.Пример:

    Генеральному директору
    ООО «Конкорд»
    Добровольскому П.И.
    Уважаемый Павел Ильич!

  5. Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
  6. Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
  7. Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
  8. Приложения. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
    1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
    2. счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н.К.

    К началу

  • бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
  • желательно, чтобы бланк делового письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
  • служебные деловые письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
  • ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора — два интервала; желательно избегать переноса слов;
  • в правом верхнем углу делового письма под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2007 года);
  • наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется деловое письмо проставляется на левой стороне листа;
  • ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например, «Уважаемый Иван Иванович»; после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
  • заканчивается деловое письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
  • подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, « С уважением…», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
  • резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
  • на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на деловое письмо — 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
Предлагаем ознакомиться:  Все о дарственной на квартиру: виды, отличия и особенности дарения жилья

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо — в не очень.

Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Прежде чем говорить непосредственно об этикете деловых писем, следует понять, чем вообще отличаются деловые отношения, что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив — вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки.

Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций — можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени.

Рекламация. Образец

Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата.

Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник – женщина. А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Генеральному директоруООО «Конкорд»Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!илиУважаемый господин Добровольский!

Преамбула

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

этикет переписки

Основной текст

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей.

Заключение

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

написание письма

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.

Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум

Деловой этикет

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи — довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

К началу

Стандартные фразы деловой переписки

Интерпретация действий другой стороны

  1. От третьего лица единственного числа, например:
    • Завод «Заря» не возражает…
    • Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает…
    • Кооператив «Наив» гарантирует…
  2. От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят…
  3. От первого лица множественного числа:
    • Просим…
    • Подтверждаем…
    • Сообщаем…
  1. От первого лица единственного числа, например:
    • Довожу до Вашего сведения…
    • Прошу…
    • Ставлю Вас в известность…
  2. От первого лица множественного числа, например:
    • Одобряем…
    • Мы получили Вашу телеграмму…
    • Поздравляем…
    • Поддерживаем…
  • Такая задержка может привести…
  • Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
  • Данные Вами обещания не выполняются.

Неологизмы

Неологизмы—
это слова, обозначающие новые понятия
и пред­меты, которые делятся на две
категории: неологизмы, ставшие тер­минами,
и неологизмы-профессионализмы (или
слова профессио­нального жаргона).
Использование новых слов в тексте
документа должно основываться на оценке
того, является ли это слово терми­ном
или называет понятие, уже имеющее
устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы
первого типа имеют полное право на
существование в деловой речи. Это слова
типа: спутниковая информация, автоса­лон,
пресс-секретарь, префектура, депозитарий,
телефакс и др.

Неологизмы
второго типа не должны употребляться
в официаль­ной деловой речи.

Заимствованные слова

Слова с «универсальным» значением

«До
настоящего времени слабо
ведутся
подготовительные работы по реконструкции
и ремонту инженерных сетей» (слово слабо
означает,
что работы ведутся медленно, неритмично,
неорганизованно, плохо). «Протокол слабо
отражает
позиции сторон в вопросе формирова­ния
парковой зоны на территории жилого
района Марьино» (слово слабо
означает
«неточно», а может быть, и «предвзято»).

Письмо-подтверждение

  • С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
  • Подтверждаем получение спецификаций на…
  • Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.п.

Письмо от руки

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)».

При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть.

Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т.д.Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

К началу

Сокращенные слова

Длинные
слова и словосочетания затрудняют их
употребление, поэтому в устной и
письменной речи в целях компрессии
(сжатия) речи для обозначения понятий
используются сокращения.

Предлагаем ознакомиться:  Список оснований для задержания подозреваемого


лексические
сокращения (аббревиатуры)—
сложносокращенные слова, образованные
путем удаления части составляющих их
букв или путем сочетания частей слов:
СНГ, Москапремонт, зам., спец­наз и
др.;


графические
сокращения,
т.
е. применяемые в письменной речисокращенные
обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м.,
л., экз. и др.

Аббревиатуры
функционируют как самостоятельные
слова. Гра­фические сокращения словами
не являются, применяются только на
письме и при чтении расшифровываются,
читаются полностью.


инициальные сокращения —
сокращения, образованные из начальных
букв слов, обозначающих понятие; они, в
свою очередь, подразделяются на: буквенные
(при чтении произносятся буквы): МЧС,
ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;


звуковые
(при чтении произносятся звуки): ГОСТ,
ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС,
ВОСВОД, вуз;


буквенно-звуковые
(при чтении часть слова произносится
по буквам, часть — звуками): ГУВД, ТОО,
ЦТСА, НИОПИК;


слоговые сокращения —
образованные из частей, слогов слов:
зам­пред, Москомзем, Мосзеленстрой,
Доринвест, Мосжилстрой, Мосин-тур,
техред, главбух, завгар;


частичносокращенные слова —
образованные из части или частей I
слови полного слова: Мослесопарк,
Москоллектор, Мосгоркомспорт,
Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;


усечения: зам.,
зав., спец., пред.;


телескопические сокращения —
образованные из начала и конца составляющих
слов: рация (ра[диостан]ция), бионика
(био[логия и электро]ника);


смешанного типа: ВНИИторгмаш,
МосАЭРО, МосгорБТИ.


точечные: стр.
— страница, др. — другие, т. п. — тому
подобные, см. — смотри, эт. — этаж, ул. —
улица и др.;


дефисные: г-н
— господин, гр-н — гражданин;


косолинейные: п/о
— почтовое отделение, б/г — без года и
др.;


нулевые, или
курсивные
(как
правило, так обозначаются физичес­кие
величины: т, кг, см, л);


комбинированные: ж.-д.
— железнодорожный, сев.-зап. — северо­западный
и др.

Слоговые
и частичносокращенные аббревиатуры
пишутся с боль­шой буквы, если обозначают
индивидуальные названия организаций,
учреждений, предприятий: Минздравмедпром,
Моспроект, Мострансагентство и др.

Родовые
наименования пишутся со строчной буквы:
госархив, вуз и др.

Инициальные
аббревиатуры независимо от того, являются
ли они обозначением собственного имени
или нарицательного, пишутся заглавными
буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

НИИТмаш, ВНИИоргтехники
— аббревиатуры, образованные из усеченных
слов (или полного слова и из начальных
букв, пишутся следующим образом: в первой
части первая буква заглавная (если
аббревиатура обозначает имя собст­венное),
остальные — строчные; если аббревиатура
обозначает на­рицательное слово, все
буквы первой части строчные, а буквы
вто­рой части — заглавные: КунцевоКРТ,
ГорБТИ.

При
употреблении графических сокращений
следует помнить, что они не должны
оканчиваться на гласную.

Допускается
употреблять только общепринятые
графические сокращения, зафиксированные
в государственных стандартах и словарях.

Графические
сокращения во множественном числе, как
правило, не удваиваются, исключение
составляют: гг. — годы, пп. — пункты и
некоторые другие.

Не
допускается перегружать текст графическими
сокращениями, не рекомендуется применять
несколько графических сокращений в
коротком тексте.

При
включении в текст документа сокращения
следует тщатель­но проанализировать:
удобно ли такое сокращение для
произнесения, запоминания; не совпадает
ли данное сокращение с уже существующим
сокра­щением для обозначения другого
понятия в той же области или с на­званием
фирмы, организации, торговым наименованием
и др.

Построение предложений

«В
связи с крайне низкой эффективностью
использования городской собственности,
внесенной в уставный фонд СП «МИО», а
также в связи с недостаточной загруженностью
автохозяйства и его убыточ­ностью
просим Вас решить вопрос о передаче
доли города (Фонд имущества с марта 1993
г. зарегистрирован как один из учредите­лей
СП) Финансово-хозяйственному управлению
мэрии»

«Располагая
достоверной информацией об имеющихся
в ряде ок­ругов Москвы значительных
по размерам пустующих площадях
федерального подчинения, не задействованных
в связи с акциони­рованием и резким
сокращением штатной численности
коллективов, считаем целесообразным
использовать такие помещения под
раз­мещение федеральных структур по
решениям вышестоящих органов».

Такие
предложения, как правило, содержат
причастные и деепри­частные обороты,
вводные слова и обороты, уточняющие
обстоятель­ства, приложения, дополнения.
Если предложение односоставное
(подлежащее отсутствует, есть только
сказуемое, обозначающее клю­чевое
действие), то строится оно обычно по
следующей схеме: мотивирующая часть
(обоснование) — ключевое действие —
пред­мет действия.

«Указанные
основные фонды, внесенные в уставный
фонд СП, после его ликвидации перейдут
на баланс Финансово-хозяйственного
уп­равления мэрии для организации
обслуживания автопарка мэрии и
Администрации Московской области»

Электронный этикет

«В
соответствии с Вашим обращением
департамент рассмотрел воз­можность
предоставления нежилого помещения
Российскому инфор­мационному агентству
«Новости» для размещения вновь
организуе­мого журнала «Россия».

«Одновременно
сообщаем (главное
предложение), что
в настоящее время подготовлен проект
распоряжения Правительства Российской
Федерации об установлении тарифов на
электроэнергию, отпус­каемую
сельскохозяйственным потребителям на
производственные нужды, на уровне
средних затрат с минимальной рентабельностью
(придаточное предложение)»

«При
условии нанесения на тонкостенные
стальные трубы надежного внутреннего
и наружного антикоррозийных покрытий
(придаточное
предложение), считаем
допустимым их применение при прокладке
закрытых оросительных сетей в Нечерноземной
зоне Российской Федерации (главное
предложение)».


если придаточное предложение поясняет
какое-либо слово глав­ного, оно, как
правило, следует непосредственно за
этим словом;


если придаточное относится ко всему
главному предложению или к группе
сказуемого, то оно ставится перед
главным, если акценти­руются
обстоятельства совершения действия,
или после главного, если оно поясняет
основную мысль предложения.

Придаточные
предложения рекомендуется по возможности
заме­нять синонимичными причастными
и деепричастными оборотами.

Здания,
сооружения, оборудование и прилегающую
территорию растворного узла, которые
находятся
в пользовании УС-2, просим передать ОКС.

Подпись от руки

Здания,
сооружения, оборудование и прилегающую
территорию растворного узла, находящиеся
в пользовании УС-2, просим пере­дать
ОКС.

Не
допускается соединять как однородные
члены предложения причастные и
деепричастные обороты с придаточными
предложе­ниями.

Учитывая,
что проект на Пушкинской площади является
одним из первых крупных проектов, которые
финансируются
Европейским банком реконструкции и
развития, просим рассмотреть вопрос о
предоставлении некоторых льгот турецким
и российским партне­рам, осуществляющим
этот проект.

Учитывая,
что проект на Пушкинской площади является
одним из пер­вых крупных проектов,
финансируемых
Европейским банком рекон­струкции и
развития, просим рассмотреть вопрос о
предоставлении некоторых льгот турецким
и российским партнерам, осуществляю­щим
этот проект.

При
употреблении деепричастных оборотов
следует помнить, что деепричастие всегда
должно быть связано с существительным,
обозна­чающим действующее лицо, —
субъект действия, и ни в коем случае не
с объектом.

Оценивая
результаты работы отдела, у него
отмечается высокий про­цент внедренных
разработок.

Оценивая
результаты работы отдела, мы отмечаем
высокий процент внедренных разработок.


оно не должно располагаться на уровне
одного этажа, должно
иметь не менее двух залов площадью 35-40
кв. м
каждого
для
размещения компьютерной техники;


должно иметь не менее 16-ти кабинетов на
2-3 чел. каждый и
один зал
для заседаний;


помещение не должно требовать ремонта;
необходим ряд помещений технического
назначения».

  • Мы можем предложить Вам …
  • Предлагаем Вам приобрести…
  • Мы можем рекомендовать Вам …
  • Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму…нами не может быть утвержден по следующим причинам.
  • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…

Употребление слов в однотипных падежных формах

И.
О. Фамилия

«Предлагаем
Вам варианты решений реконструкции
(род. п.) систем отопления, вентиляции и
санитарно-технических установок (род.
п.) жилых и административных зданий
(род. п.)».

«Полностью
разделяем необходимость дальнейшего
обсуждения (род. п.) конкретных аспектов
(род. п.) возможного сотрудничества (род.
п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства
финской столицы (род. п.)».

«Направляем
Вам согласованный с ведомственным
архивом проект номенклатуры дел (род.
п.) Департамента ценных бумаг (род. п.)
АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое
использование таких конструкций
объясняется тем, что при наличии довольно
распространенных предложений в деловой
речи исключение предлогов позволяет
сделать структуру предложения более
прозрачной и легче воспринимаемой.

Письменному
деловому общению свойствен неличный
(безлич­ный) характер изложения текста,
т. е. употребление глаголов в форме I
-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в
форме 3-го лица, как прави­ло, употребляются
в неопределенно-личном значении:
«комиссией проведена проверка и
установлено…» «акт подписан членами
комиссии и утвержден руководством».

«Проектом
предусмотрено сооружение здания,
отвечающего миро­вым стандартам»
(вместо: «Проект предусматривает …»);
«Московскими организациями будет
поставлено в Венгрию электро­механическое
оборудование» (вместо: «Московские
организации поставят …»)

«Возможность
ликвидации совместного предприятия
прорабатывает­ся Департаментом
внешних связей Правительства Москвы»
(вместо: «Департамент внешних связей
Правительства Москвы прорабаты­вает…
»).

книги по этикету

Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера.

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.Нередко информационные письма носят типовой характер.

Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов,Также информационные письма могут содержать приложения.

К началу

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов.

Правила оформления делового письма

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса.

В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

К началу

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
  • Просим принять участие в обсуждении проблемы…
  • Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Формат «Приглашение» относится к категории личной деловой переписки.

Правила оформления делового письма

Оно оформляется на официальном бланке или открытке и имеет своей целью оповестить адресата о неком торжественном мероприятии, которое его приглашают посетить.

Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии.

В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды (например, black and tie), а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение.

Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено.

Личное приглашение

Массовое приглашение

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

К началу

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector