Как в УНФ принимать товар упаковками, а продавать поштучно

Разберемся подробнее на картинках

В карточке товара 

«Кока-кола»

 мы установим единицу измерения «штуки».

И мы включим учет в нескольких единицах измерений (Еще больше возможностей — Закупки — Несколько единиц измерения).

После этого мы сможем в карточке номенклатуры заполнить дополнительные единицы измерения.

Как в УНФ принимать товар упаковками, а продавать поштучно

На закладке Ед. изм. добавляем новую единицу и в графе Коэффициент указываем кол-во штук в упаковке.

Теперь в Приходной накладной мы можем выбирать в каких единицах измерения мы заносим поступление, при этом, на склад материалы оприходуются в штуках.

Не смотря на то, что мы ввели поступление в упаковках приход на склад произошел в штуках.

Выводы:

  • приход делается быстрее и точнее (не надо делать лишних умножений)
  • вы приходуете товар ровно так, как он указан в накладных (что упрощает сверку)

Интерфейс кассир

Доступ к интерфейсу кассира осуществляется в разделе «Продажи / Рабочее место кассира (РМК)». Для систем, в которых зарегистрировано несколько касс ККМ, перед работой пользователю необходимо выбрать рабочее место из списка.

Интерфейс включает в себя три вкладки:

  • «Продажи» – предназначена для создания чеков ККМ;
  • «Возврат» – применяется при оформлении возврата товара, создания соответствующих приходных накладных и выполнения расходной операции по кассе;
  • «Продажа по заказу» – содержит инструменты для продаж по предварительным заказам покупателей.

Каждая вкладка состоит из основной рабочей области и дополнительной панели, расположенной справа. Для отображения списка чеков, созданных на протяжении смены, в режиме основной вкладки «Продажа» необходимо нажать на кнопку «Журнал».

При переходе к вкладке «Возврат» тот же список чеков пользователь увидит уже в основной области. Дополнительная панель здесь предназначена для отображения списка чеков, по которым произведен возврат денежных средств из кассы.

Выбор даты покупки осуществляется через поле с выпадающим списком, расположенное над табличной частью вкладки «Возврат». В списке доступны три позиции:

  • За текущую смену;
  • За прошлую смену;
  • За произвольный период.

Ниже табличной части расположено поле, в котором выводится список товаров, соответствующих выбранному чеку.

Для поиска нужного чека по номеру можно воспользоваться полем поиска, расположенным над табличной частью основной области. Перевод курсора в поле осуществляется мышью или комбинацией клавиш Ctrl F.Кроме номера в качестве параметра можно использовать сумму чека. Система выполняет поиск по содержанию полей табличной части формы, поэтому наименование товара при отборе использовать не получится, поскольку эти данные не включены в табличную часть.

Оформление возврата в отсутствие фискального чека

В случае, когда покупатель передумал осуществлять покупку товара до пробития чека, возврата как такового не происходит. Кассиру следует удалить из табличной части строчку, соответствующую товару. Для этого необходимо выделить нужную позицию и нажать кнопку «Удалить текущий элемент» или нажать клавишу Del на клавиатуре.

Как в УНФ принимать товар упаковками, а продавать поштучно

Для оформления возврата после того, как чек был пробит, но смена кассира еще не закрыта, необходимо выполнить следующие шаги:

  • Перейти на вкладку «Возврат»;
  • Найти и выделить в табличной части строку, соответствующую предъявленному покупателем фискальному чеку;
  • Проверить состав товаров, включенных в чек, обратившись к полю под табличной частью основной области;
  • Нажать кнопку «Создать чек ККМ на возврат»;
  • В открывшемся окне «Чек ККМ на возврат» нажать кнопку «Пробить чек» и закрыть окно.

Запись о выполненной операции будет отображаться на дополнительной панели. Кнопка «Создать чек ККМ на возврат» станет недоступной для основного чека, поскольку возврат уже совершен. Под списком товаров чека появится гиперссылка на документ, оформляющий возврат.

Покупатель может быть заинтересован вернуть часть покупки. В таком случае кассиру необходимо поступить следующим способом:

  • Обычным образом найти чек продажи и начать оформление возврата, нажав кнопку «Создать чек ККМ на возврат»;
  • В табличной части документа оставить исключительно строки, соответствующие возвращаемым товарам, а остальные записи удалить;
  • Пробить чек.

После закрытия кассовой смены, создания и проведения документа «Отчет о розничных продажах» система выполнит необходимые изменения в регистрах и в отчетах можно будет увидеть данные о проведенных продажах и возвратах товаров. В число отчетов группы «Продажи» включен, например, отчет «Деньги в кассах ККМ». На рисунке приведен результат формирования отчетной формы после закрытия смены, описанной в примерах.

Предлагаем ознакомиться:  Когда отключают свет за неуплату: при какой задолженности имеют право отрезать электроэнергию

Опция «Архивировать чеки ККМ» доступна в настройках системы и позволяет уменьшить размер информационной базы при большом объеме розничных продаж. Одновременно, при архивировании чеков в отчетах сумма продаж за смену отражается обобщенной суммой.

В случае, когда возврат оформляется после закрытия кассовой смены, сотрудник организации должен, во-первых, оприходовать товар и, во-вторых, оформить расход денежных средств из кассы. УНФ содержит инструменты для выполнения описанных действий в системе.

Последовательность действий кассира в целом соответствует описанным ранее вариантам, отличие состоит в перечне оформляемых документов:

  • На вкладке «Возврат» следует выбрать период, к которому относится возвращаемая покупка;
  • Найти и выделить запись, соответствующую чеку;
  • Нажать кнопку «1. Создать приходную накладную на возврат»;
  • Оформить приходную накладную;
  • Оформить кассовым ордером расход денежных средств, использовав кнопку «2. Создать РКО на основании прихода».

Для примера далее рассмотрено оформление частичного возврата товара, продажа которого оформлена в прошедшей смене.                                    В выпадающем списке выбора периода покупки необходимо указать позицию «За прошлую смену» (для вариантов с более ранними покупками предназначен пункт списка «За произвольный период, при выборе которого система предложит стандартный диалог конкретизации периода времени).

В списке отображаемых чеков нужно выделить строку, соответствующую предъявленному чеку и начать формирование приходной накладной:

  • В открывшейся форме следует заполнить поле «Покупатель»: для этого в справочник контрагентов нужно внести запись, идентифицирующую покупателя;
  • Табличная часть документа автоматически заполняется данными о товарах, ассоциированных с чеком, по которому осуществляется операция: в случае, когда товары приходуются не в полном объеме, список следует отредактировать, оставив в таблице только строки, соответствующие возвращаемым позициям;
  • В нижней части окна система располагает ссылку на чек, который является основанием накладной;
  • После заполнения приходный документ подлежит проведению.

После создания приходной накладной доступной становится кнопка для создания расходного ордера. Поля открывшейся формы система заполняет на основе данных накладной. Поле «Операция» заполняется значением «Покупателю (возврат)». Пользователю остается лишь провести документ.

Для чеков, содержащих более одного товара, система допускает многократное использование кнопок создания приходных накладных и расходных ордеров для создания отдельных документов по разным товарам, если это необходимо.

После создания документов ссылки на них отражаются в нижней части окна слева от соответствующих кнопок.

Распространенной ситуацией является отсутствие у покупателя чека, выданного в торговой точке при продаже товара. Отсутствие чека, как известно, не может стать причиной отказа в оформлении возврата, поэтому в УНФ предусмотрен и такой вариант создания необходимых документов.

На вкладке «Возврат» пользователю следует установить флаг «Чек не предъявлен» (после чего система скроет список чеков), выбрать период оформления покупки и создать приходную накладную и расходный ордер так, как это описано выше. В связи с тем, что при формировании накладной не выбран документ-основание, пользователю предстоит заполнить табличную часть вручную, воспользовавшись данными маркировочных ярлыков возвращаемого товара.

Причины появления отрицательного остатка

Как в УНФ принимать товар упаковками, а продавать поштучно

Если вы:

  • работаете в базе не один
  • снимаете галочку “контролировать остатки при проведении”
  • работаете с Заказами покупателей
  • имеете в программе более 1 склада, подразделения, организации
  • работаете с партиями, характеристиками номенклатуры

то есть большая вероятность, что в вашей базе “поселились” отрицательные остатки. Это не означает, что теперь придётся отказаться от вышеописанных пунктов, это сигнал о том, что за базой придётся следить чуть больше и внимательнее. 

Если в описанном списке вы узнали свою базу, тогда советуем дочитать до конца. 

Чем опасен отрицательный остаток

Наличие в программе отрицательного остатка напрямую влияет на себестоимость. Следовательно, у вас будет неправильная валовая прибыль и т.д. Если настроен обмен между УНФ и Бухгалтерией предприятия (БП) — смело ждите ошибок. В итоге вы не сможете сформировать налоговую отчетность в программе БП. Отрицательный остаток можно разделить на два вида: “в целом” по номенклатуре и в разрезе какой-либо аналитики.

Отрицательный остаток “в целом”

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли отозвать отказ от наследства

Отрицательный остаток в целом — это привычный минусовой остаток по номенклатуре. Т.е. если вы купили 5 яблок и продали 6 яблок, то у вас будет -1 яблоко. 

Отрицательный остаток в разрезе аналитики

В разрезе аналитики отрицательный остаток не так хорошо заметен и очевиден. Зачастую без настройки в стандартных отчетах его непросто найти. В 1С:УНФ есть следующие аналитики: 

  • организация

  • структурная единица

  • счет учета

  • номенклатура

  • характеристика

  • партия

  • заказ покупателя

  • заказ на производство

Кока кола штуки.png

Как появляется отрицательный остаток в разрезе аналитики? Например, вы купили 5 яблок и положили их на Основной склад, затем продали 2 яблока, но уже не с основного склада, а из подразделения Магазин. Для программы на Основном складе всё ещё лежит 5 яблок, а в подразделении Магазин — 2 яблока. В целом у вас 3 яблока. Аналитикой в этом примере является структурная единица: Основной склад и Магазин.

Как исправлять отрицательный остаток

Настройка отчетов

1. Открыть отчет: Закупки — Отчеты — Запасы

2. Добавить нужные аналитики: Строки — Добавить строки: Организация, структурная единица, счет учета, номенклатура, характеристика, партия, заказ, документ движения

Сохранить настроенный вариант отчета

Теперь необходимо в настроенном отчете установить отбор, при котором будут выводиться только те позиции, по которым есть отрицательный остаток.

1. Открыть СКД

2. Перейти на вкладку Отбор, установить нужный отбор (Количество Конечный остаток меньше 0)

3. Сохранить новый отчет для дальнейшего выявления отрицательного остатка.

Шаг 1 — выявление отрицательного остатка

1. Откройте и сформируйте сохраненный отчет для выявления отрицательного остатка за выбранный месяц (например прошлый или текущий)

2. Выберите номенклатуру, отрицательный остаток по которой нужно исправить

несколько единиц измерения.png

3. Посмотрите есть ли обороты по этой номенклатуре в сформированном периоде

1. Сделайте отбор по данной номенклатуре в фильтрах

2.Сформируйте отчет за предыдущий месяц. Найдите тот месяц в котором появляются обороты. Переходите к шагу 2.

Шаг 2 — исправление отрицательного остатка

1. Сформируйте отчет (без отбора по отрицательному остатку) за месяц, выявленный в шаге 1 со всеми аналитиками, отфильтровав его по нужной номенклатуре

2. Разверните отчет до той аналитики в которой появляется отрицательный остаток. Затем разверните данную аналитику до документа движения

3. Определите ошибку.

В нашем примере была совершена отгрузка с Основного склада. При этом поступления на основной склад не было. Однако мы видим, что было поступление на склад Витрина.

image3.png

Смотрим каким именно документом было оформлено поступление. 

image6.png

Значит ошибка образовалась в следующих местах: 

  • либо в документе Приходная накладная №16 от 30.04.2019 указан не тот склад, на который было фактическое поступление (не Основной склад, а Витрина)

  •  либо пользователь базы забыл оформить перемещение со склада Витрины на тот склад, откуда была совершена продажа (на Основной склад)

  • либо Расходная накладная № 17 от 30.04.2019 была оформлена не с того склада (с Основного склада, а не с Витрины).

Следовательно мы можем исправить согласно одному из вариантов: например изменить склад в документе Расходная накладная с Основного склада на Витрину


Основные места возникновения ошибок

Зачастую ошибки возникают из-за:

  • отсутствия поступления (документ поступления запаса не внесён в базу)

  • неправильного места расхода (не та организация, подразделение, склад, заказ)

  • ошибочной номенклатуры (часто это может быть задублированная номенклатура. Т.е. к вам поступила номенклатура “Подушка” — с заглавной буквы, а продали вы “подушку”)

  • поступления позже, чем расхода (разница может быть не только в датах, когда вы купили 30.04.2019, а продали 29.04.2019, но и во времени (даже в минутах и секундах), когда вы купили 30.04.2019 в 17:00, а продали 30.04.2019 в 16.59:00

  • нарушения последовательности проведения (когда все предыдущие условия соблюдены, но документ расхода просто проведен раньше, чем документ поступления)

Ошибка

Исправление

Нет поступления

Найти первичный документ и оформить приходную накладную или оформить документ Оприходование товара.

Не то место

Указать нужное место в одном из документов и перепровести его или оформить перемещение. 

Не та номенклатура / характеристика / серия / партия

Указать нужную номенклатуру и аналитику в документах или оформить документ Пересортица запасов

Неверное время

Установить верные даты и время и перепровести документы или оформить документы Корректировка реализации и (или) Корректировка поступления. 

Нарушена последовательность проведения

Заново провести цепочку документов в нужной последовательности: вначале поступление, потом расход.

Если для вас не критично изменение данных в отчетах, в конце необходимо выполнить операцию Закрытие месяца: Компания — Закрытие месяца. Закрытие месяца нужно выполнить последовательно по всем месяцам с месяца, где возникла ошибка. Только после Закрытия месяца можно увидеть в отчетах корректную себестоимость и прибыль. 

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли суммировать материнские капиталы

Как вы “ломаете” учет каждый день

кол-во штук в упаковке.png

Сейчас мы расскажем страшную историю о том, как “безобидные” действия по изменению документов в прошлых периодах могут сломать весь учет и даже обречь вашего бухгалтера пересдавать все отчеты в контролирующие органы. 

Вам точно нужно прочитать эту статью, если вы:

  • следите за себестоимостью в УНФ
  • строите отчеты, которые основываются на себестоимости запасов
  • платите зарплату менеджерам процентом от прибыли
  • у вас настроен обмен между УНФ и 1С:Бухгалтерией предприятия

К сожалению, в своей практике мы часто встречаемся с тем, что при внедрении УНФ компании забывают о том, что нужно выстроить процессы работы и ограничить права пользователей в критичных местах. Одно из самых неочевидных критичных мест — это работа в программе “задним числом”. Что это значит?

Например, сейчас март месяц и вы заметили, что еще вянваре неверно занесли приходную накладную от поставщика — поставили цену в приходе товара не за 1 000 рублей, а за 10 000. Если сейчас просто исправить январский документ и дальше спокойно продолжить работать в марте, то вы получите неверную картину по прибыли в январе, феврале, марте и т.п. Т.к.

Есть еще одна частая история “порчи” данных. Например сейчас — май. Вашему менеджеру позвонил клиент и сказал, что поставка в январе выписана неверно — цена товара не соответствует спецификации к договору. Менеджер согласился с клиентом, зашел в январскую расходную накладную исправил цену на правильную и доволен.

Как можно было этого избежать? Например, не менять исходную расходную накладную, а оформить документ Корректировка реализации (и при необходимости — корректировочный счет-фактуру), который оформляется текущим периодом и не портит сданную отчетность.

Если вам знакомы эти истории, то скорее всего у вас:

  • постоянно и бесконтрольно меняется себестоимость
  • неправильно рассчитывается прибыль
  • вы платите неверные премии менеджерам по продажам
  • вы нервируете вашего бухгалтера =)

Для решения этих проблем в программе есть функция — дата запрета редактирования. Можно сказать даже так, если дата запрета редактирования у вас не настроена или настроена некорректно, то у вас неверные цифры в учете, нет смысла смотреть прибыль.

  1. Дата запрета редактирования не позволяет менять объекты учёта (документы) в 1С, созданные до нее.
  2. Право изменять дату запрета редактирования не следует давать никому, либо только ответственному за учетные данные пользователю
  3. Настройка даты запреты редактирования находится в разделе Компания — Администрирование — Поддержка и обслуживание — Дата запрета редактирования

Что делать, если все же надо изменить документы в прошлом периоде

Главное правило — изменения должен вносить ответственный сотрудник, который понимает что делает. Причем, лучше, чтобы это был только один сотрудник, с которого можно “спросить” в случае чего.

Общая логика

1. Отменить дату запрета редактирования

2. Проверить учетные данные до изменения документа

3. Изменить документ

приходная накладная в упаковках.png

4. Закрыть последовательно все месяца начиная с того, в котором находился измененный документ

5. Проверить себестоимость товаров 

6. Вернуть дату запрета редактирования

7. Пересдать бухгалтерскую отчетность (в случае необходимости)

Описание действий

Компания — Администрирование — Поддержка и обслуживание — Дата запрета редактирования — Снять дату (установить например 01.01.2019)

Сформировать необходимый отчет для проверки исходных данных перед их изменением

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector