Пример должностной инструкции документоведа — BankirKi

Должностные инструкции документоведа: положения, виды, образцы и бланки

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

Пример должностной инструкции документоведа - BankirKi

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение.

Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив.

Все эти обязанности наложены на документоведа.

Должностные обязанности этого специалиста могут показаться несколько однообразными и скучными. На практике же дело обстоит несколько иначе. Ведь через данного сотрудника проходят документы, отображающие информацию о деятельности всей компании. Работая с ними должностное лицо может получить представление о механизме развития предприятия.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании».

Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста.

Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Предлагаем ознакомиться:  Форма табеля учета рабочего времени 2020

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа.Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

  • Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
  • Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
  • Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
  • Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
  • Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Обязанности

В обязанности данного сотрудника входит:

  • Разработка и последующее внедрение новых технологичных процессов для работы с документацией и информацией, содержащейся в ней при использовании современной вычислительной техники (это может быть усовершенствование учета, контроля исполнения, справочной и т.д.);
  • Принимать участие в действиях, направленных на совершенствование документооборота и его управления;
  • Проводить контроль существующего делопроизводства в конкретных отделах и подразделениях;
  • Вносить предложения по оптимизации труда в отделе документационного обеспечения;
  • Принимать участие в разработке унифицированных систем документации, а также табелей (имеющих различное назначение);
  • Организовывать, развивать и внедрять систему документации (автоматизированную);
  • Оптимизировать и упорядочивать документопоток;
  • Отбирать документацию для последующего ее хранения в государственных архивах. Проведение экспертиз, на предмет ценности документов;
  • Внедрять новое программное обеспечение, а также проводить инструктаж сотрудникам отделов по его использованию;
  • Изучать мировой и отечественный опыт в данной сфере, после чего принимать участие в разработке более актуальных нормативных документов в организации;
  • Изучает документы (в том числе нормативные и приказы), которые непосредственно касаются его деятельности;
  • Изучает нормативные акты по охране труда, окружающей среды, и безопасного выполнения работ.

Пример должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Предлагаем ознакомиться:  Образец заявления судебным приставам о принятии исполнительного листа, правила оформления

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

  • в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
  • в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
  • в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
  • в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
  • в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF

Суть и цель

Должностная инструкция документоведаI. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Документовед относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется приказом директора предприятия.1.2.

На должность документоведа I категории назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет; на должность документоведа II категории — лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Документовед несет ответственность за: 4.1.

Руководительструктурного подразделения: (подпись) (ФИО) » » г. Начальникюридического отдела: (подпись) (ФИО) » » г. С должностной инструкцией ознакомлен: (подпись) (ФИО) » » г. Внимание Внутренние документы: Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего канцелярией.);

  1. Должностные обязанности документовода

4.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

4.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления. 4.3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. 4.4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения. 4.5.

  • Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
  • Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных).
  • Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
  • Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
  • Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  • .
  • .
  • III.

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). 2.2.

Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. 2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. 2.4.

Предлагаем ознакомиться:  Жалоба на невозбуждение исполнительного производства

Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 2.5. Организует внедрение систем ведения документации. 2.6.

Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. 2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. 2.9.

Должностные обязанности документоведа канцелярии

2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

[должность]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector