Электронный трудовой договор

Трудовой договор в электронном виде

Трудовой кодекс РФ в настоящее время разрешает использовать трудовой договор при организации дистанционной работы. Это связано с тем, что, работая удаленно, работник не может подписать трудовой договор лично. Напомним, что согласно ст. 312.1 ТК РФ: «дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения».

В соответствии со ст. 312.2 ТК РФ: «трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя».

Таким образом, условием заключения трудового договора дистанционно является наличие усиленных квалифицированных электронных подписей сторон трудового договора. Преимуществом трудового договора в электронной форме является то, что законодательство приравнивает его к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст.

Трудовой договор

Москва

   Общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Голубева Федора Ивановича, действующего на основании устава, с одной стороны, и Рыбакова Ольга Ивановна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

   1. Общие положения

   1.1. Работник принимается на работу в общество с ограниченной ответственностью «Супербой» (ООО «Супербой») (местонахождение – г. Москва) на должность переводчика с/на английский язык.

   1.2. Работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно).

   1.3. Рабочее место Работника располагается по адресу: Московская область, г. Климовск, ул. Строителей, д. 6.

   1.4. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной.

   1.5. Стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе в трудовую книжку работника.

   1.6. Работодатель направляет работнику документы для исполнения работы по электронной почте.

   2. Рабочее время и время отдыха

   2.1. Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю.

   2.2. Работнику устанавливается следующий режим рабочего времени:

   • пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота и воскресенье);

   • продолжительность ежедневной работы – 8 часов;

   • начало работы – по усмотрению Работника, окончание работы – по усмотрению Работника;

   • перерыв для отдыха и питания – 1 час (в период по усмотрению Работника).

   2.3. Работодатель вправе привлекать Работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также к сверхурочной работе в порядке и на условиях, установленных трудовым законодательством РФ.

   2.4. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

   3. Условия оплаты труда

   3.1. Заработная плата Работника в соответствии с действующей у Работодателя системой оплаты труда состоит из должностного оклада.

   3.2. За выполнение трудовой функции Работнику устанавливается должностной оклад в размере 37 000 (тридцать семи тысяч) рублей в месяц.

   3.3. Заработная плата выплачивается Работнику не реже чем каждые полмесяца (20-го числа текущего месяца – за первую половину месяца и 5-го числа месяца, следующего за отработанным, – окончательный расчет за отработанный месяц). При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала.

   4. Изменение и прекращение трудового договора

   4.1. Изменение определенных Сторонами условий трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами.

   4.2. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

   4.3. Настоящий трудовой договор заключен путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Оформленный на бумажном носителе экземпляр настоящего трудового договора Работодатель направляет Работнику по почте заказным письмом в течение 3 (трех) календарных дней с момента его подписания. О получении экземпляра трудового договора на руки Работник информирует работодателя электронными документами с электронной цифровой подписью в течение 2 (двух) рабочих дней (включая день получения оформленного на бумажном носителе экземпляра).

Реквизиты и подписи сторон

Еще одну проблему, связанную с судебной практикой, выделяет Я. Глебовский. Дело в том, что в судебной практике вопрос использования электронных документов в качестве доказательств по делу, прежде всего сообщений электронной почты, имеет неоднозначное решение: несмотря на упоминание электронной формы письменных доказательств (ч. 1 ст.

71 Гражданского процессуального кодекса РФ), напрямую ГПК РФ не закрепляет их допустимость в качестве средств доказывания. Не закреплен там и механизм подтверждения подлинности электронных документов, что ведет к многочисленным проблемам. Однако первичные документы можно смело составлять в электронном виде.

Ни ТК РФ, ни Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают ведение трудовой книжки в электронном виде. Данный документ ведется только на бумажных носителях.

В этой связи дистанционная работа также имеет свои особенности. По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться (ч. 6 ст.  312.2 ТК РФ).

В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе. При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 той же статьи).

Таким образом, трудовое законодательство фактически не предусматривает возможности электронного документооборота трудовых книжек или заменяющих их документов.

Нужна электронная подпись? Удостоверяющий центр ГАРАНТ поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Предлагаем ознакомиться:  Договор на сварочные работы с физическим лицом

Подробнее

  • о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
  • об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года. Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести. Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам.

Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых. Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР.

Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых. Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года.

Электронный трудовой договор

По словам заместителя директора фирмы «1С» Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Электронные первичные документы

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9).

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

3. Наименование экономического субъекта, составившего документ.

4. Содержание факта хозяйственной жизни.

5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения.

6. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

7. Подписи лиц.

Таким образом, в организации возможно использовать в электронном виде такие утвержденные первичные документы, как приказы по личному составу; акты приемки-передачи услуг, выполненных по гражданско-правовым договорам.

Положительным аспектом использования первичных документов в электронном виде является возможность внесения в них изменений в соответствии со спецификой работы организации.

Однако применение самостоятельно разработанных электронных форм первичных документов имеет и свои минусы. Многие нормативно-правовые акты, содержащие нормы трудового права, до сих пор закрепляют возможность использования только бумажных документов.

Например, в абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, прямо установлено, что отчет работника о работе, выполненной в командировке, представляется работодателю в письменной форме.

Еще одним обязательным для работодателя документом, который ведется на бумажном носителе, является «личная карточка работника». Ведь со всеми записями, вносимыми в трудовую книжку, необходимо ознакомить работника под подпись в личной карточке, в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке (п.

В личной карточке также предусмотрена строка «Работник кадровой службы», в которой расписывается, удостоверяя правильность заполнения карточки, лицо, ответственное за кадровое делопроизводство. Если карточки на бумажном носителе не будет, то эти условия не будут выполнены, что может квалифицироваться как нарушение законодательства о труде.

На заметку!

На практике личную карточку можно вести и в электронном виде. Но наличие ее бумажного варианта со всеми необходимыми подписями обязательно.

Электронные документы, связанные с работой

Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот

Статья 65 ТК РФ предусматривает предъявление документов, связанных с работой, работником лично.

●   паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

●   трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

●   страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

●   документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

●   документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

●   справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, которая необходима при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством РФ не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Предлагаем ознакомиться:  Типовой образец договора аренды грузового автомобиля

Таким образом, по общему правилу документы, связанные с работой, предъявляются работником лично. Однако из этого правила есть исключения: в случае заключения договора об организации дистанционной работы работник с работодателем могут обмениваться электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

Основной проблемой является то, что в этом случае часть документов работника у работодателя будет в электронном виде, а часть – на бумажных носителях, что затруднит поиск и хранение документов, связанных с трудовой деятельностью работника.

При рассмотрении трудовых споров суды чаще исследуют бумажные документы, подтверждающие факт осуществления работником трудовой деятельности у работодателя. При отсутствии таких документов суды зачастую вставали на сторону работодателя.

Однако в решении Фрунзенского районного суда г. Владимира по делу № 2-2022/2012 г. суд поддержал работника.

Сотрудник работал в организации 2 года без надлежащего оформления трудовых отношений; ни одного письменного документа (кроме бейджика без печати) на руках у него не имелось; после конфликтного увольнения работника документы, находящиеся у работодателя, исчезли.

●   объяснение истца и свидетельские показания;

Алексей Иванов

●   сертификаты, свидетельствующие об обучении работника по направлению работодателя;

●   письмо работодателя-ответчика на корпоративную электронную почту сотрудника.

Таким образом, электронные документы на практике принимаются судами в совокупности с другими доказательствами.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Сведения персонифицированного учета могут представляться в Пенсионный фонд как в виде документов в письменной форме, так и в электронной форме.

Ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, страхователи обязаны представлять такие сведения в территориальное отделение Пенсионного фонда (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Кроме того, в электронном виде могут предоставляться сведения о дополнительных страховых взносах, уплачиваемых работодателями.

Страхователь не позднее 20 дней со дня окончания квартала представляет в органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, предусмотренные ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56 «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». Указанные сведения также могут быть представлены в форме электронного документа.

Обязательный порядок предоставления этих электронных документов предусмотрен для работодателей с численностью более 50 работников. В таком же порядке могут представляться сведения страхователем менее чем на 50 работающих у него застрахованных лиц.

Таким образом, в части персонифицированной отчетности и иной отчетности для Пенсионного фонда предусмотрен порядок предоставления электронных документов в зависимости от количества работников.

Чтобы начать отчитываться по электронным каналам связи, нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (сертификат ЭП). Также необходимы программы для криптографической защиты информации (СКЗИ) и для формирования и отправки отчетности. Наконец, услуги связи будет оказывать специальный оператор.

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности.

Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова.

Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. «Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова.

–К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР». В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых.

Данную позицию разделяют и эксперты Аналитического центра при Правительстве РФ. «Непонятно, почему с 2020 года нельзя полностью перейти на учет в базе ПФР. С моей точки зрения, технических барьеров нет. Если бы мы в свое время проводили голосование по вопросу, все ли готовы доверять порталу госуслуг, то, наверное, большинство населения сказало бы, что не знает, потому что не понимает, как этим пользоваться, а сейчас на портале создано 80 млн личных кабинетов», – отметил руководитель проектного офиса по реализации программы «Цифровая экономика Российской Федерации» Владимир Месропян.

Среди других существенных отличий Законопроекта № 2 стоит выделить, во-первых, иную предполагаемую периодичность представления в ПФР сведений о различных кадровых событиях. Предусматривается, что данные должны будут направляться в фонд не сразу после подписания приказа или иного документа, а ежемесячно, что исключит необходимость донастройки используемого им программного обеспечения для обработки сведений фактически в онлайн-режиме.

Во-вторых, эксперты АНО «Цифровая экономика» уверены, что во всех случаях, требующих представления сведений о трудовой деятельности работников, они должны направляться в электронном виде. Представление сведений в бумажном формате должно стать исключением и допускаться только в том случае, когда соответствующая информация отсутствует в системе ПФР. В то же время при желании работник сможет получить бумажный документ, содержащий данные сведения, при увольнении.

Как отметила Анна Попова, проведенный с целью оценить возможность масштабирования системы ПФР за счет включения новых данных пилотный проект ПАО Сбербанк и ПФР показал, что у фонда есть не только необходимая база для хранения всех сведений о трудовой деятельности работника, но и техническая возможность для взаимодействия с работодателями по защищенным каналам связи, что позволяет предотвратить утрату или искажение данных.

Предлагаем ознакомиться:  Доверенность на самостоятельный выезд ребенка за границу

Электронные документы для подсчета пенсионного стажа

1. Периоды работы и (или) иной деятельности, выполнявшиеся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании.

2. Периоды работы и (или) иной деятельности «…» за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации или международными договорами Российской Федерации, либо в случае уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации при добровольном вступлении в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию.

●   период прохождения военной службы, а также другой приравненной к ней службы;

●   период получения пособия по обязательному социальному страхованию в период временной нетрудоспособности;

●   период ухода одного из родителей за каждым ребенком до достижения им возраста полутора лет, но не более трех лет в общей сложности;

●   период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах и период переезда по направлению государственной службы занятости в другую местность для трудоустройства;

●   период содержания под стражей лиц, необоснованно привлеченных к уголовной ответственности, необоснованно репрессированных и впоследствии реабилитированных, и период отбывания этими лицами наказания в местах лишения свободы и в ссылке;

●   период ухода, осуществляемого трудоспособным лицом за инвалидом I группы, ребенком-инвалидом или за лицом, достигшим возраста 80 лет;

●   период проживания супругов военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, вместе с супругами в местностях, где они не могли трудиться в связи с отсутствием возможности трудоустройства, но не более пяти лет в общей сложности.

Правила изданы Правительством Российской Федерации в соответствии с полномочиями, предоставленными п. 4 ст. 13 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», согласно которому правила подсчета и подтверждения страхового стажа, в том числе с использованием электронных документов или на основании свидетельских показаний, устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

Согласно ТК РФ основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца (ст. 66); к документам, связанным с  работой, отнесены копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о  начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое (ст. 62).

Попытка оспорить неработающую норму тоже не удалась (см. решение Верховного Суда РФ от 11.04.2013 № АКПИ13-160).

При этом суды в качестве документов, подтверждающих стаж для получения пенсии, часто используют только бумажные документы.

Так, Апелляционным определением Красноярского краевого суда от 24.12.2012 по делу № 33-11388 подтверждено решение нижестоящего суда об отказе в иске о включении в стаж периода работы для назначения пенсии по старости, так как запись о приеме истца на работу и увольнении совершена от имени разных по наименованию юридических лиц.

Таким образом, подтверждение работником своего трудового стажа путем предоставления электронных документов не всегда приводит к положительному результату.

Электронная база данных

Работодатели часто используют электронные базы данных для того, чтобы собирать информацию о работниках, в том числе об уволенных. Кроме того, возможно вести в электронном виде различные журналы.

Внедрение системы электронного архива документов по личному составу позволяет в значительной степени оптимизировать и упростить работу кадровика. Электронный архив высвобождает офисное пространство от накопившихся документов и обеспечивает защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных помогает сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы, отправляя их по электронной почте, и т. д.

Хранить в электронном виде первичные документы, а также документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, можно. Главное условие – документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть подписаны квалифицированной электронной подписью.

1. Анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу.

В этих документах содержатся анкетные и биографические данные работника.

2. Копия документа, удостоверяющего личность работника.

Здесь указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес регистрации, семейное положение, состав семьи работника, а также реквизиты этого документа.

3. Личная карточка № Т-2.

На заметку!

Храня такие документы в электронном виде, следует помнить о том, что работник должен дать согласие на использование вышеуказанных персональных данных.

Подводя итоги, можно сказать, что электронный документооборот, безусловно, является перспективным направлением, поскольку позволяет сэкономить время, привести документы в порядок, хранить данные о сотнях работников и быстро наладить поиск документов. Вместе с тем дадим работодателям важные рекомендации.

1. В случае, когда использование электронных документов не предусмотрено законодательно, возможно осуществлять его наряду с бумажным. Конечно, это несколько увеличивает время работы, но позволяет систематизировать документы.

2. Следует помнить об ограничениях в части разглашения персональных данных. Поэтому если электронным кадровым документооборотом занимается на основании договора аутсорсинговая компания, то необходимо получить у работника разрешение на использование персональных данных также третьим лицом (аутсорсинговой компанией).

3. Порядок использования электронных документов, получения электронных цифровых подписей, а также особенности электронного документооборота целесообразно закрепить в локальном нормативном акте организации.

В заключение следует отметить, что электронный документооборот в России развит еще недостаточно широко, и даже прогрессивные работодатели, использующие современные технологии, пока не могут в полной мере перейти на него. Однако уже в ближайшей перспективе использование электронного документооборота будет востребовано большинством российских организаций всех форм собственности.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая помощь
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector